人事檔案管理實施辦法
人事檔案管理實施辦法內容全文
第一條 為了實現人事檔案整理工作的規(guī)范化，便于檔案的保管和利用，根據《干部檔案工作條例》(以下簡稱《條例》)及有關規(guī)定，特制訂本細則。
第二條 人事檔案的整理工作，是檔案建設的基礎工作之一。它是將收集起來的每個教工的檔案材料，進行鑒別、分類、排序、編目、技術加工和裝訂成卷，并在此基礎上，不斷對檔案內容進行補充的工作。
第三條 人事檔案管理部門，均應按本細則和有關規(guī)定的要求，對所管理的人事檔案進行認真的整理。
第四條 整理人事檔案，須做到認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理使每卷檔案達到完整、真實、條理、精煉、實用的要求。
第五條 整理人事檔案，事先要收集好人事檔案材料，并備齊卷皮、目錄紙、襯紙、切紙刀、打孔機、縫紉機等必需的物品和設備。
第六條 整理人事檔案的人員，必須努力學習黨的人事工作方針、政策和檔案工作的專業(yè)知識，熟悉整理人事檔案的有關規(guī)定，掌握整理工作的基本方法和技能，認真負責地做好整理工作。
第七條 人事檔案材料的鑒別工作，是檔案管理部門對收集起來準備歸檔的材料進行審查，甄別材料的真?zhèn)?，判定材料的保存價值，確定其是否歸入人事檔案的工作。
第八條 鑒別歸檔材料，必須根據中央有關文件的精神，以《條例》和《關于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規(guī)定》等有關規(guī)定為依據，嚴肅認真地進行。
第九條 鑒別工作應堅持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點，具體問題具體分析，根據形成材料的歷史條件、材料的主要內容、用途及其保存價值，確定材料是否歸入檔案。
第十條 鑒別歸檔材料的具體做法：
(一)判定材料是否屬于本校的材料及應歸入人事檔案的內容。發(fā)現有同名異人、張冠李戴的，或不屬于人事檔案內容和重復多余的材料，應清理出來。對其中有保存價值的文件、資料，可交文書檔案或轉有關部門保存。不屬于人事檔案內容，比較重要的證件、文章等，組織不需要保存的，退給本人。無保存價值又不宜退回本人的，應登記報主管領導批準銷毀;
(二)審查材料是否齊全、完整。政審材料一般應具備審查結論、調查報告、上級批復、主要證明材料、本人的交待等。處分材料一般應具備處分決定(包括免予處分的決定)、調查報告、上級批復、個人檢討或對處分的意見等。上述材料，屬于成套的，必須齊全;每份歸檔材料，必須完整。對頭尾不清、來源和時間不明的材料，要查清注明后再歸檔，凡是查不清楚或對象不明確的材料，不能歸檔;
(三)審查材料是否手續(xù)完備。凡規(guī)定需由組織蓋章的，要有組織蓋章。審查結論，處分決定、組織鑒定、民-主評議和組織考核中形成的綜合材料，應有本人的簽署意見或由組織注明經過本人見面。任免呈報表;須注明任免職務的批準機關、批注時間和文號。出國、出境審批表，須注明出去的任務、目的及出去與返回的時間。凡不符合歸檔要求，手續(xù)不完備的檔案材料，須補辦完手續(xù)后再歸檔;
(四)鑒別中發(fā)現涉及干部政治歷史問題或其它重要問題，需要查清而未查清的材料及未辦理完畢的材料，不能歸入人事檔案，應交有關組織處理;
(五)鑒別時，發(fā)現檔案中缺少的有關材料，要及時進行登記并收集補充。
第十一條 對歸檔的材料必須按照《干部檔案工作條例》中關于正、副本十類內容的劃分進行分類。
第十二條 人事檔案正本， 由歷史地、全面地反映干部情況的材料構成。其內容分類：
第一類 履歷材料
干部履歷表(書)、簡歷表，干部、職工、教師、醫(yī)務人員、軍人、學生等各類人員登記表，干部簡要情況表，干部信息管理登記表，以“簡歷”為標題的個人材料(主要介紹不同時間學習，工作的地點、單位、任職情況),更改姓名、籍貫的證明材料等。干部履歷表和簡歷表有鑒定的，以履歷為主，歸第一類。
第二類 自傳及屬于自傳性質的材料
自傳(自己寫的個人經歷)，個人撰寫的簡歷材料(主要內容為：個人簡歷、家庭情況及社會關系)等。帶自傳的履歷材料或簡歷表，以自傳為主，歸第二類。
第三類 鑒定(含自我鑒定)，考察、考核材料
1、 考核材料：干部年度考核表，專業(yè)技術人員年度考核表，考察材料，現實表現，領導干部年度考核量化測評表，參加形勢教育干部實績考核表，領導干部黨風廉政建設情況報告表，后備干部登記表，干部掛職鍛煉表，干部掛職推薦意見，干部掛職鍛煉總結及鑒定表，民-主評議綜合材料。
2、評語鑒定：高等學校招生政治思想品德考查(核)表，報考研究生思想政治情況表，學生操行評語，所有不帶學習成績、考試成績的鑒定(包括：學生、培訓、工作、出國、團員、黨員、軍人、“三講”、蹲點干部、少數民族干部、知青)，各類人員評(鑒評表)等，黨員民-主鑒定表，干部年度考核表等。
3、審計報告：任期經濟責任審計報告、審計意見的材料、，離任審計表等。
第四類 學歷、學位、成績、培訓和專業(yè)技術等綜合材料
1、學歷材料：學生登記表(初中、高中)，學生成績登記表，考生報名登記表，新學員審批審批登記表，選拔學生登記表，畢業(yè)生登記表，畢業(yè)生分配登記表，畢業(yè)生登記及鑒定表，畢業(yè)論文成績登記表，學員結業(yè)論文登記表，學籍登記表，研究生登記表，推薦上學意見書，同意推薦上學的證明，高考志愿書(申請報考書)，退學證明，肄業(yè)材料，學生學年小結表，證明畢業(yè)時間的材料，中央黨校學員登記表，中央黨校學員黨性鍛煉思想小結，中央黨校學員學習小結，中央黨校學員黨性思想考評表，畢業(yè)(結業(yè))證復印件，學歷證明，學位申請書，干部學歷學位認定情況登記表，所有帶學習成績、考試成績的鑒定，出國留學審查登記表，報考(申請)表，同意參加高考的證明，攻讀博士學位專家推薦書，定向(合同)培養(yǎng)高校學生合同書等。
2、專業(yè)技術材料：教師登記表，教師資格過渡申請表，教師任職資格申報表，醫(yī)務人員登記表，醫(yī)師資格認定申請審核表，技術(兼職)聘書(如經濟師、工程師、教授、會計師、指導教師等)，專業(yè)技術職務聘任合同書，專業(yè)技術職務任職資格評審表，科學技術干部業(yè)務考績檔案，專業(yè)技術職務評審聘任呈報表，關于申請任職資格的報告，申報條件和任職資格檢查表，評審專業(yè)技術職務任職資格情況簡表，科學技術干部技術職稱評定表，技術干部定職、升職呈報表，專業(yè)技術職務任命書，專業(yè)技術職務復查考核表，思想政治工作人員專業(yè)職務申報表，思想政治工作人員職務任職資格申報表，科學技術成果鑒定證書等。
3、培訓材料：黨校輪訓培訓班學員考核表，崗位職務培訓，培訓學員學習考核登記表，學員考核登記表，干部進修登記表，培訓證明，預備役培訓，干部理論學習檔案卡片等。
4、科研成果：創(chuàng)造發(fā)明、著作及有重大影響的論文(如獲獎或在全國性報刊上發(fā)表的)等目錄。
第五類 政審材料
個人的說明材料(主要說明家庭情況及社會關系)，家庭成員及社會關系登記表，軍婚證明，軍婚報告及批復，愛人(對象)情況登記表，對其家屬、親友調查情況的證明，招工政治審查表，入伍政治審查表，高等學校考生政治審查表，外出培訓人員審查表，學徒審查登記表，公開選拔和競爭上崗任職人員的資格審查表，知識青年上山下鄉(xiāng)參加工作期間的表現，知識青年上山下鄉(xiāng)證，更改(確認)年齡、工齡(參加工作時間)、民族、國籍、入伍時間的證明，“三齡一歷(即年齡、工齡和黨齡、學歷)”的審核表，干部在制止動-亂、平息反革命暴-亂斗爭中的表現情況，在“”期間的表現情況，家庭成員旁證材料，關于黨內職務情況的說明等。
第六類 黨團材料
入團志愿書，入團申請書，退團申請書，超齡離團登記表，入黨志愿書，入黨申請書(如有多份僅保留第一份和最后一份，其他材料歸入本人檔案的散材料中)，轉正申請書，轉正的意見，入黨積極分子培訓考核表，發(fā)展黨員計劃審核登記表，民-主評議黨員登記表，黨員“雙學”活動登記表，1985年、1990年制的黨員重新登記表及申請，確認團齡、黨齡的相關材料，加入其他黨派的申請書、登記表及證明，由單位開具的黨、團材料丟失的證明(說明)等。
第七類 獎勵(包括科技和業(yè)務獎勵)材料
所有獎勵文件、獎狀的復印件、先進事跡材料，黨員民-主評議登記表(被評為優(yōu)秀黨員的)，得獎的著作登記單，獎學金審批表，通報表揚等。
第八類 干部違反黨紀、政紀、法律法規(guī)等材料
紀檢監(jiān)察、公安、檢-察-院、法院等行政管理部門對個人的處分決定，上級批復，核定(調查)報告，本人的檢查，交待，對處分決定的意見，復查報告、決定、結論，免予、解除，撤銷處分的決定、意見、通知，通報批評材料，對個人的治安管理處罰決定書，不起訴決定書，刑事判決書，懲罰性民事判決書，計劃生育處罰決定等。
第九類 工資、任免、身份等方面的材料
1、干部工資、定級、待遇材料：工資檔案，工資審批表，晉升工資文件，浮動工資表，帶工資的任免表，轉正定級登記表(含無工資額的)，因受獎勵晉升工資相關表格，工資關系轉移介紹信，職工考核升級審批表，工作變動登記表，各類津貼呈報審批表，待遇問題的審批表等。
2、干部任免材料：任職任免文，任免表，戰(zhàn)士提升職務，級別報告表，干部提升晉級報告表，軍官任免晉銜報告表(職務軍銜或警銜同時變動的任免表)，工資待遇不變晉升職務，干部職務任(免)歸檔材料，選為與其主要工作相關的各委員會委員的登記表(如：共青團、政協(xié)、紀委等)，對總會計師，總經濟師等的任免表等?？疾觳牧?、現實表現也可放在任免表的后面形成一系列的材料。
3 、干部因公出國(境)材料
因公出國人員審批表，因公出國人員備案表，初次出國人員審查表等。審查表與備案表只存?zhèn)浒副怼?/p>
4、招工、軍警、代表等材料：
(1)招工材料：招收(新)工人登記表，就業(yè)人員審批表，招收新工人審批表，招收工人審查登記表，選調生錄用審批表，職工子女申請安排工作登記表，學徒工審查登記表，畢業(yè)生選留推薦表、同意推薦招工的證明，轉干審批表，“吸收錄用”干部審批表(登記表)，吸收錄用教師表，高、初中畢業(yè)生和城鎮(zhèn)青年安置表，選拔錄用干部審批表，“以工代干”人員轉干審批表，組織對組織初具的證明由于其家庭原因請求安排工作的情況說明或證明等。
(2)軍警材料：入伍登記表，應征公民兵役役登記表，軍(警)官文職干部轉服預備役報告表，退伍軍人登記表，軍官轉業(yè)審批報告表，評定授予軍官軍銜報告表，法官、檢察官、警官等級變動審批(評定)表，轉業(yè)干部推薦表，軍用汽車駕駛執(zhí)照申請表，車輛駕駛員年度審驗表(軍人)等。
(3)代表材料：各類代表大會代表登記表，當選與非主要工作(兼職工作)相關的各類組織委員的登記表(如：書畫協(xié)會，青年聯(lián)合會等)等。
(4)其它：公務員過渡審批表，公務員重新登記表(《公務員法》頒布后制定的)，參照機關工作人員管理審批表，兼職聘書(職務)，調動工作審批表，辭職申請書報告及審批表，任職責任合同書，勞動合同書或協(xié)議書等。
第十類 其他可供組織參考有保存價值的材料
體檢表(有殘疾)，殘疾等級材料，各類通知書，家屬隨軍登記(報告)表，領導干部收入申報表，干部住房情況表，干部掛職鍛煉總結或小結，學習小結，自愿生一個孩子申請，獨生子女證申請登記表，各類函件(如：調動工作介紹信、報名介紹信)，結婚報告(非軍人)，共同培養(yǎng)協(xié)議書，工會入會申請，工會會員登記表，報到證，申請下基層的申請書，合同(協(xié)議)書，人事爭議仲裁裁決書，傷殘，工傷等級診斷書及有關材料，干部逝世后報紙報道的消息或訃告，悼詞(生平)，非正常死亡的調查報告及有關情況的遺書等。
不能裝入干部檔案的材料：工作總結，生活小結，思想匯報，接轉材料交接單，工作證復印件，檔案整理復制責任卡，入黨誓詞，常住人員登記表(戶口本復印件)，論文，各類試卷，學生證等。
可不裝入干部檔案的材料：檔案備考表(和“”有關的說明須歸入檔案)，述職報告(如有年度考核表配套的需歸入檔案)，附有索取證明材料的函(如無索取證明材料的歸入檔案)。
第十三條 人事檔案副本內容，是由正本中以下類別主要材料的重復件或復制件構成：
第一類的近期履歷材料。
第三類的主要鑒定，教工考核材料。
第四類的學歷、學位，評聘專業(yè)技術職務的材料。
第五類的政治歷史情況的審查結論(包括甄別、復查結論)材料。
第七類的獎勵材料。
第八類的處分決定(包括甄別、復查結論)材料。
第九類的任免呈報表和工資、待遇的審批材料。
其它類別多余的重要材料，也可歸入副本。
第十四條 內容交叉的材料，可根據材料的主要內容或用途確定類別。
(一)帶自傳的履歷或簡歷表，以自傳為主，歸第二類。
(二)履歷表和簡歷表有鑒定的，以履歷為主，歸第一類。
(三)有任免職務內容的登記表、任免呈報表所附的考察材料或主要表現情況的綜合材料、提升工資級別的評級、評定軍銜的鑒定表等材料，以其主要用途為主，歸第九類。
(四)政治歷史問題與違紀錯誤混同一起給予處分的結論、調查報告、處分決定等材料，一律歸第八類;凡未給予處分，以政治歷史問題為主的，歸第五類，以違紀錯誤為主的歸第八類。
第十五條 每類人事檔案材料，都要根據材料內容的內在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料的形成時間排列順序，并在每份材料的右上角編上類號和順序號，在其右下角編寫頁數。
第十六條 檔案材料排序的基本方式：
第一類、第二類、第三類、第四類、第七類、第九類、第十類等七類材料按時間先后順序排列。
第五類材料：若形成一系列有結論性的證明材料的排列順序為結論或上級批復在前，其余材料按時間先后排列在后;若為單獨的證明說明材料則按時間先后排列。
第六類材料：首先是入團志愿書、入團申請書;其次是入黨志愿書、入黨申請書;黨員登記表可按時間先后依次排序。
第八類材料：上級批復，結論或處分決定，本人對結論或處分決定的意見，調查報告，證明材料，本人的檢查或交待材料等，其證明材料應根據每份材料所證明的主要問題相應集中排列。
第十七條 每卷人事檔案必須有詳細的檔案材料目錄。目錄是整本干部人事檔案材料的索引，有了目錄就方便了干部人事檔案內容的查閱，起到了提綱挈領的作用。
(一)按照類別排列順序及檔案材料目錄格式，逐份逐項地進行填寫。每大類的第一行填寫大類號及其名稱，大類號用漢字一至十表示。第二行開始按照各類別歸檔材料排列順序逐份用阿拉伯數字1、2、3、4……填寫;
(二)根據材料題目填寫“材料名稱”。無題目的材料，應擬定題目。材料的題目過長，可適當簡化。擬定或簡化題目，必須確切反映材料的主要內容或性質特點。凡原材料題目不符合實際內容的，須另行擬定題目或在目錄上加以注明;
(三)“材料形成時間”，一般采用材料落款標明的最后時間。復制的檔案材料，采用原材料形成時間;
(四)填寫“材料份數”，以每份完整的材料為一份(包括附件)，一般均為一份;材料頁數的計算，采用圖書編頁法，每面為一頁，印有頁碼的材料、表格，應如數填寫;
(五)內容排布：
?、俟彩箢?，每大類與大類之間間隔為四行;
?、诟鞔箢惒牧现?，若無該類檔案材料，其大類標題仍然保留，注意空足四行，再進入下一大類材料的輸入;
?、鄣诰蓬?ldquo;工資任免等材料”分四小類，每小類與小類之間間隔為三行;
?、艿诰蓬?ldquo;工資任免等材料”中，若無哪小類材料，其標題不保留，注意空足三行，再進入下一小類材料的輸入;
?、菽夸涊斎胪戤吅?，將最后一頁空表行數補足滿頁，再進行打印。
?、薮蛴〕鰜淼哪夸浺ふ?、正確、清楚、美觀，不得有過于明顯的印黑、涂抹和皺褶。
第十八條 檔案材料載體變質或字跡退色不清時，須進行搶救。搶救材料，一般可采用修復、打印、抄寫、復印等方法。凡打印、抄寫的材料，必須認真細致、核對無誤，注明復制單位和日期。
第十九條 建立檔案副本的材料不夠時，可選擇正本中的材料進行復制，將復制件存副本，其原件必須存入正本。
第二十條 為便于裝訂、保管和利用，延長檔案材料的壽命，對一些紙張不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料，應進行技術加工。其主要方法：
(一)對超出16開(26cm×19cm)規(guī)格的檔案材料，在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下，可酌情進行裁剪。裁剪檔案材料要根據裁紙刀所標橫豎坐標裁切，做到橫平豎直，統(tǒng)一尺度，前后一致，保證檔案材料的規(guī)范。裁切不能損壞檔案材料內容，檔案內容距離裁切右邊應有0.8-1.2厘米距離，包邊時檔案左邊應留出2-2.5厘米距離，防止打孔時損壞檔案材料。不能緊靠內容裁切或裁掉表格外框(包括表框外的字和與檔案材料內容無關的字跡)。裁切筒子紙要根據內容折疊整齊，不能裁斷。對于超出16開規(guī)格且無法裁切的檔案材料，須進行折疊。折疊時，要根據材料的具體情況，采用橫折疊、豎折疊、橫豎交叉或梯形折疊等辦法。一般橫邊折疊折下邊，不折表頭，折疊邊離裁切邊要有1厘米的距離。折疊后的檔案材料，要保持整個案卷的平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。
(二)小于16開規(guī)格檔案材料，要用宣紙裱邊(注意宣紙不能太薄)。裱邊時橫邊補上不補下，遇到大量需要裱橫邊的材料可以隔頁裱邊，豎邊必須補齊。裱邊要粘牢，同時不能把下一頁粘住。
(三)對于破損、卷角、折皺的檔案材料，要進行裱糊。裱糊用的襯紙，必須采用白紙。漿糊要按照水和漿糊2：1的比例調制，涂抹時注意適量，不能過多或過少。
(四)材料包邊不能把檔案內容粘住，并把原來的裝訂孔包在白邊里。一般材料紙張厚7頁左右包一本，紙張薄的10頁左右包一本。包邊紙一般為B5復印紙，(也可采用硬度適中的紙)并按照寬5厘米-5.5厘米的標準裁成長條。
(五)編寫頁碼和編號，須擦掉以前的編號，新編號字體要美觀整潔，不要過大。頁碼的位置在檔案的右下角，距離下邊和右邊0.5厘米，編號的位置在檔案的右上角，距離上邊和右邊0.5厘米。
(六)檔案上原有的分類角須剪掉并用宣紙補齊，有些不干凈的也須剪掉重新補齊。整理時要按照類別插入分類角。分類角貼在白紙的右上方，與紙的右上角完全重疊，貼分類角的紙必須是黃底紅字的角標紙。
(七)獎勵登記表、學生成績冊、畢業(yè)證書、學位證書、獎狀等需折疊的材料，裱背后裝入檔案，粘貼時注意做到便于從左向右翻閱。如果材料過大應折疊，一般為折下邊和右邊。
(八)鉛筆標注在檔案上的無關的字跡一律擦除。
(九)整理過程中產生的重復件和多余件，根據類別、時間排序，按標準裁剪和裝訂后，要在每份材料上注明為重復件或多余件并裝入本人檔案。
(十)拆除檔案材料上的大頭針、曲別針、訂書釘等金屬品，以防止氧化生銹損毀材料。
(十一)對于裁切后的整卷干部檔案要求做到四面整齊。
第二十一條 每個教工的檔案材料，必須裝訂成卷。裝訂后的檔案，目錄在卷首，材料排列順序與目錄相符;卷面整潔，全卷整齊、平坦，裝訂結實實用，具體做法：
(一)將目錄與材料核對無誤;
(二)把全卷材料理齊。材料條件好的應做到四面整齊，條件較差的，以裝訂線一邊和下邊兩面為齊;
(三)在材料左側豎直打上統(tǒng)一裝訂孔?？拙嘁?guī)格應符合《條例》附件一的規(guī)定;
(四)一律使用《條例》附件一規(guī)定的標準人事檔案卷皮。檔案卷皮須書寫檔案人的姓名、籍貫、檔案號。書寫姓名不得用同音字或不規(guī)范的簡化字。
第二十二條 人事檔案整理裝訂成卷后，必須進行認真細致的檢查，經驗收合格后，方能入庫。
第二十三條 人事檔案整理工作人員必須認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》和干部檔案工作的有關規(guī)定，嚴格遵守安全保密制度，保守黨和國家的秘密。
(一)在整理檔案時，嚴禁吸煙，以確保檔案的安全;
(二)不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料;
(三)不得擅自處理或銷毀檔案材料。整理中按規(guī)定剔出的檔案材料，須進行登記，經主管領導審查批準后分別情況予以處理。
(四)在整理檔案過程中，要加強對檔案材料的管理，防止丟失檔案材料和泄露人事檔案內容。
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