提高效率的十個(gè)方法

　　1．確定方向　不走冤枉路

　　俗話說(shuō)：“馬壯車好不如方向?qū)?rdquo;，這句話的典故來(lái)自春秋戰(zhàn)國(guó)時(shí)期，有位夫子準(zhǔn)備了很多行李，準(zhǔn)備去南方的楚國(guó)，就向路人問(wèn)路。路人說(shuō)：“此路非很楚國(guó)”這位夫子說(shuō)：“我的馬很壯，沒(méi)有關(guān)系。”路人又再?gòu)?qiáng)調(diào)這不是去楚國(guó)的方向，夫子還是固執(zhí)地說(shuō)：“我的車很堅(jiān)固”。路人只好嘆息：“這不是去楚國(guó)的方向呀！”方向錯(cuò)了，再怎么努力也是枉然的。

　　仔細(xì)想想做這項(xiàng)工作的重點(diǎn)是什么，目標(biāo)是什么，希望通過(guò)這項(xiàng)工作得到什么成果。按目前的方向是不是真的能得到想要的結(jié)果，與你的主管和上下流流程的同事一起討論，再?zèng)Q定整個(gè)方向和流程。

　　提醒：光忙是不夠的。關(guān)鍵是：我們到底在忙什么。
 

　　2．做行事歷和項(xiàng)目執(zhí)行計(jì)劃

　　事先做好計(jì)劃表可以幫助你理清想做完的事。你可以利用以下的工具：
　　*　電腦軟件，比如計(jì)劃表、日程表和日歷
　　*　日歷或是商務(wù)日志
　　*　自己設(shè)計(jì)的簡(jiǎn)單表格

　　以一天的計(jì)劃表來(lái)說(shuō)，首先列出你必須做的事。這些是你今天的首要工作；然后列出應(yīng)該做的事，以及可做但不急的事。然后評(píng)估各項(xiàng)工作所需的時(shí)間，最后決定如何把時(shí)間分配到這些工作上。記住，應(yīng)該把最重要的事情放在一天中狀態(tài)最好的時(shí)間去做。一天的時(shí)間規(guī)劃完成后，可以延伸成一周的計(jì)劃，決定一周內(nèi)最重要及必須做的事。每天確認(rèn)行程是否按計(jì)劃推進(jìn)。

　　提醒：知道計(jì)劃何時(shí)開(kāi)始，就開(kāi)始列進(jìn)度，但不要讓計(jì)劃的時(shí)間取代了執(zhí)行的時(shí)間。
 

　　3．運(yùn)用系統(tǒng)思考，工作分類進(jìn)行。

　　養(yǎng)成把握重點(diǎn)，循序漸進(jìn)，集中力量的習(xí)慣，決定次序，從最重要的事情著手。我們必須先決定哪一個(gè)工作比較重要，優(yōu)先去做；哪些不重要，可以緩辦。不考慮優(yōu)先順序所產(chǎn)生的另一個(gè)結(jié)果會(huì)是一事無(wú)所。而且被拖延或耽誤的事情，等以后再提出來(lái)的時(shí)候已經(jīng)為時(shí)過(guò)晚了。

　　●按工作的重要性決定完成工作的優(yōu)先順序

　　●按工作的重要性決定投入工作的時(shí)間

　　●同性質(zhì)、同種類、類似性高的工作一次解決

　　●不斷思考是否有更有效率的工作方法

　　●避免用過(guò)大的手段達(dá)成較小的目的以造成浪費(fèi)，如殺雞用牛刀

　　提醒：不要浪費(fèi)時(shí)間做“垃圾”工作，去做那些會(huì)增加你的生產(chǎn)力的工作。
 

　　4．事前準(zhǔn)備需周到

　　在工作過(guò)程中再花時(shí)間去尋找所需要的資料或工具，只會(huì)事倍功半，增加出錯(cuò)的機(jī)會(huì)。事前就把一切所需都準(zhǔn)備好，即取即用。

　　●隨時(shí)準(zhǔn)備好“最新”的資訊：“資料”的隨時(shí)更新與增刪，可以讓我們永遠(yuǎn)掌握到最新的信息，并隨時(shí)做好整理歸類等工作，以供我們隨時(shí)掌握最新的狀況，并可迅速做出正確的思考判斷。

　　●要有「工具庫(kù)」的觀念：隨時(shí)將自己的“知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)、技能”等，做好轉(zhuǎn)換成工具的觀念，以便隨時(shí)可以拿出來(lái)運(yùn)用，或重新組合，以便縮短時(shí)間，提高效率，增加更多的成功機(jī)會(huì)。

　　●尋找自己的良師：在公司內(nèi)外尋求一群具備不同專業(yè)技能和職位的良師，通過(guò)良師的經(jīng)驗(yàn)、智慧和人脈，可以提供各類的協(xié)助。
　　提醒：當(dāng)你在做小事情的時(shí)候，你必須想大事情，以便讓所有的小事情都能朝正確的方向前進(jìn)。

 

　　5．不斷學(xué)習(xí)新的知識(shí)與技能

　　在十倍速生涯里，工作變換得快，工作速度本身也快，加上外在環(huán)境及產(chǎn)業(yè)新知識(shí)加速產(chǎn)生，若不加緊學(xué)習(xí)腳步，就可能像老牛拖著重車，或是一個(gè)折舊嚴(yán)重的汽車卻開(kāi)在高速公路上一樣，不僅充滿了無(wú)力感，更會(huì)遭受到時(shí)代無(wú)情的淘汰。“苦干”是成功的充分或基本條件，但它并不能保證成功，今天我們還要聰明工作，只有不斷學(xué)習(xí)才能提升工作效率及創(chuàng)新。

　　不斷學(xué)習(xí)對(duì)工作能力的增進(jìn)很重要，綜觀古今中外的成功人士，或是觀察卓越企業(yè)的主管，主動(dòng)發(fā)問(wèn)、參加課程，甚至只是默默觀察別人怎么做，都能從中學(xué)習(xí)到新知識(shí)與技術(shù)，再消化出更有效的做事方法與解決問(wèn)題的方案。

　　提醒：今天要追求成功，和是否擁有能夠開(kāi)花結(jié)果的知識(shí)，知識(shí)多快能夠開(kāi)花結(jié)果成正比。
 

　　6．創(chuàng)意使你輕松做事

　　有創(chuàng)造力，才不會(huì)為了一些問(wèn)題苦思對(duì)策，在無(wú)例可循的情況下，急得像熱鍋上的螞蟻，坐立難安。時(shí)時(shí)評(píng)估創(chuàng)意帶來(lái)的好成果，在過(guò)程中你會(huì)領(lǐng)悟到，利用保險(xiǎn)單來(lái)解決問(wèn)題是一種居心叵測(cè)而有趣的事，培養(yǎng)創(chuàng)意絕對(duì)是企業(yè)人必備的技巧之一。

　　培養(yǎng)創(chuàng)造力的方法有以下幾種：

　　●開(kāi)放心胸，經(jīng)常注意周圍的環(huán)境，就像科學(xué)家善于觀察四周的一舉一動(dòng)，就可發(fā)現(xiàn)很多新方法能解決老問(wèn)題。

　　●檢查所有可能的方案，千萬(wàn)不要因?yàn)?ldquo;不可能”、“幼稚”、“沒(méi)有人成功過(guò)”或是“從來(lái)沒(méi)有聽(tīng)說(shuō)過(guò)”之類的原因而輕易放棄。

　　●善用自己的第六感，保有敏銳的感覺(jué)，放松身心，運(yùn)用你的靈感，突破思維的限制

　　●抽離各個(gè)解決問(wèn)題方案的精華，予以分類整理，再重新組合，看看彼此的關(guān)系如何，能否衍生出新的觀點(diǎn)。

　　提醒：現(xiàn)在的公司需要很多好點(diǎn)子才能應(yīng)付各種改變，但往往斤斤計(jì)較員工是否準(zhǔn)時(shí)上班。
 

　　7．適當(dāng)?shù)腅化工具輔助

　　高科技能幫助你節(jié)省時(shí)間，不過(guò)先決條件是要選對(duì)適合自己的，考量你希望他為你做什么？它對(duì)你有用嗎？購(gòu)買軟件前應(yīng)做研究，確定它的功能符合你的需求要讓e化工具確實(shí)幫你提升效率，請(qǐng)遵循以下步驟：

　　●請(qǐng)教同時(shí)熟悉科技產(chǎn)品與你的工作內(nèi)容的高手，了解你正考慮采用的工具有哪些利弊，是否能節(jié)省時(shí)間、提升生產(chǎn)力，增加你的工作優(yōu)勢(shì)。

　　●列一張采購(gòu)評(píng)量表，跟軟件的銷售人員再討論一次。

　　●花點(diǎn)時(shí)間熟練這個(gè)工具的基本技巧，這時(shí)候所花的時(shí)間，將來(lái)都會(huì)加倍帶來(lái)利益。

　　一般會(huì)使用的e化工具，包括電腦及各種管理軟件，備份系統(tǒng)、電子郵件、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)（包括線上服務(wù)、新聞布告、BBS等）、PDA、手機(jī)、掃描儀等，即使平常使用的傳真機(jī)、錄音機(jī)等，其實(shí)都有一些功能可以提升效率。

　　提醒：如果不了解科技，就永遠(yuǎn)不可能讓科技為你服務(wù)。
 

　　8．借用他人的時(shí)間

　　要讓工作有效率，分工合作甚至找專家?guī)兔Χ际欠椒ㄖ?，授?quán)是節(jié)省時(shí)間的終極武器，也是增加效率的法寶。投資一點(diǎn)時(shí)間常常和你的員工溝通，會(huì)產(chǎn)生很大的效益，尤其要讓他們搞清楚狀況，否則他們就不可能分擔(dān)工作負(fù)荷。

　　以下基本原則幫助你更有效地授權(quán)：

　?、?zèng)Q定什么事要授權(quán)出去。授權(quán)和交托正常工作任務(wù)是不同的。授以是交付某人完成你的工作職責(zé)，但是你保有控制權(quán)，并負(fù)有責(zé)任。

　?、谡f(shuō)明清楚你要的結(jié)果。一般來(lái)說(shuō)，被授權(quán)者都會(huì)用自己的方式去完成任務(wù)，如果你希望運(yùn)用特定的方法去完成，一開(kāi)始就要讓對(duì)方知道。

　　③清楚界定現(xiàn)任。確定對(duì)方了解他所應(yīng)負(fù)的責(zé)任，如果他不了解任務(wù)及目標(biāo)，或是不符合你的期望，要重新仔細(xì)檢討整件事。

　　提醒：高績(jī)效者會(huì)集中心力于解決問(wèn)題，而不是責(zé)怪問(wèn)題的發(fā)生。
 

　　9．適度休息，消除壓力

　　每份工作都有壓力，我們的壓力就在于自己的情緒管理上。情緒管理就象大禹治水一樣，最好能夠疏導(dǎo)。如果一股腦將不滿情緒發(fā)在同工作或同事身上，只會(huì)讓工作受阻，壓力更大。

　　《EQ》作者Daniel Goleman提出提升情緒智商的五個(gè)步驟：

　　①我想成為什么樣的人？想像一下自己幾年后自己想成為怎么樣的人？思考一下自己典型的一天是什么樣子？

　?、谖业降资钦l(shuí)？看清自己的弱點(diǎn)很重要，但也要了解自己的長(zhǎng)處。

　　③我要如何改變？擬定計(jì)劃朝目標(biāo)去改變，按部就班，從自我覺(jué)醒開(kāi)始練習(xí)。

　?、芨淖円绾纬掷m(xù)？持續(xù)要靠實(shí)踐，要一遍又一遍地提醒自己打破過(guò)去的思考和行為模式。

　?、菡艺l(shuí)幫忙？要增進(jìn)情緒管理的能力，一定要有人幫忙，創(chuàng)造支持我們改變的環(huán)境。

　　提醒：在他人所輕蔑的事獲得成功，是了不起的事。因?yàn)檫@必須克服他人和自己。
 

　　10．保持時(shí)間彈性。

　　很多人都有一種錯(cuò)誤的觀念，以為多做一點(diǎn)事，多花一點(diǎn)時(shí)間就會(huì)多一點(diǎn)成果。但是人在精疲力盡的狀態(tài)下，反而容易犯錯(cuò)，也許隔天醒來(lái)，又要從頭再來(lái)。這時(shí)，選擇休息一天，或許工作效率會(huì)更高。而且計(jì)劃未必能完全按期望進(jìn)行，這時(shí)，在時(shí)間表上留空就一定有其必要性。

　　提醒：讓每一分鐘都上緊發(fā)條，然后適時(shí)放松，讓工作游刃有余，事業(yè)順利還能兼顧生活。