有關(guān)Excel的基礎(chǔ)知識

有關(guān)Excel的基礎(chǔ)知識

　　Excel是一個辦公很經(jīng)常用到的一個辦公軟件，他主要用于數(shù)據(jù)的分析、查看、對比等，讓數(shù)據(jù)看起來更直觀，更容易對比，雖然Excel要熟練的掌握比較難，但掌握一些基礎(chǔ)知識，能讓你快速掌握Excel這個軟件，所以今天小編為大家?guī)砹擞嘘P(guān)于Excel的基礎(chǔ)知識供大家使用、學(xué)習(xí)。

　　有關(guān)Excel的基礎(chǔ)知識，詳解如下：

　　一、Excel可以做什么?

　　作為微軟Office家族的重要組件之一，Excel可以做的事非常多，功能也非常強大。它的基本職能是對數(shù)據(jù)進行記錄、計算與分析。在實際應(yīng)用中，它小到可以充當(dāng)一般的計算器，或者記算個人收支情況，計算貸款或儲蓄等等;大到可以進行專業(yè)的科學(xué)統(tǒng)計運算，以及通過對大量數(shù)據(jù)的計算分析，為公司財政政策的制定，提供有效的參考。

　　在實際的行業(yè)運用中，教師、企業(yè)辦公文秘人員、政府審計部門、統(tǒng)計部門和一般的工作人員等等那個都會或多或少的用到Excel。大量的實際應(yīng)用經(jīng)驗表明，如果能夠熟練地使用Excel，將會大大提高我們的學(xué)習(xí)和工作的效率，運用于商業(yè)管理中，直接帶來的就是經(jīng)濟效益的提高，還是那句話，花些時間學(xué)習(xí)Excel是值得的。

　　二、基本概念

　　進入具體的操作性學(xué)習(xí)之前，這里先說明幾個基本的概念，理解這個幾個概念是進一步學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)。

　　(一) 文件

　　用術(shù)語說，文件就是存儲在磁盤上的信息實體。用電腦，可以說我們幾乎天天都在和文件打交道。對我們初學(xué)者來說，要明白文件是有不同的類型的，我們可以通過它的后綴名來區(qū)分。就拿微軟Office家族來講，Word創(chuàng)建的文件文檔文件后綴名為DOC，Excel創(chuàng)建的工作薄文件后綴名為 XLS，PowerPoint創(chuàng)建的演示文稿文件的后綴名為PPT等。

　　不過類型的文件，需要不同的應(yīng)用程序才能打開它，有的初學(xué)者從別的電腦上復(fù)制了一個用Excel創(chuàng)建的工作薄文件到自己的電腦上，可是無論如何也打不開它，后來才明白原因是自己的電腦上沒有安裝Excel應(yīng)用程序。

　　所以，要順利地進行后面的學(xué)習(xí)，請現(xiàn)在你的電腦上安裝Excel 2003，其它版本的Excel雖然可以仿照操作，但是由于

　　(二) 工作薄和工作表

　　學(xué)習(xí)和使用Excel，肯定要和兩個概念打交道，那就是"工作薄"和"工作表"。前面已經(jīng)說過，工作薄是一種由Excel創(chuàng)建的文件，而工作表則是工作薄的組成部分?？梢赃@樣形象的理解，工作薄是一個筆記本，而工作表是這個筆記本里的每頁紙。操作和使用Excel，絕大部分工作是在工作表中進行的。

　　三、Excel的工作環(huán)境和基本操作

　　(一) 啟動Excel

　　啟動Excel2003之前，先要確定你的電腦上已經(jīng)安裝過它。

　　我們可以通過三種方式啟動Excel。

　　1、通過開始菜單

　　操作步驟：依次單擊桌面上的"開始→所有程序→Mircosoft Office→Microsoft Office Excel 2003"命令(圖 1)，一會出現(xiàn)Excel 2003的閃屏，隨即可啟動Excel 2003。

　　(圖1　　圖片較大，請拉動滾動條觀看)

　　2、通過桌面快捷方式

　　操作步驟：如果在桌面上建立過Excel 2003的快捷方式，則雙擊該快捷方式的圖標即可啟動(圖 2)。

　　圖 2

　　3、通過Excel工作薄文件

　　操作步驟：如果你的電腦中存儲有由Excel創(chuàng)建的工作薄文件，則可雙擊該文件啟動Excel。

　　(二) 認識Excel的工作環(huán)境

　　啟動Excel 2003后，我們將看到Excel的工作窗口。如果你完全是一個新手，那么可能會這個工作環(huán)境感覺有點復(fù)雜。如有你有使用Office家族中如Word等應(yīng)用程序的經(jīng)驗，那么應(yīng)該有點似曾相識的感覺。因為它們的菜單、工具欄、任務(wù)窗格和編輯窗口的布局是大體相同的。

　　下面我們來介紹一下這個工作環(huán)境的情況。了解各部分的稱呼(名稱)，如菜單、工具欄、任務(wù)窗格等等都是必要的，因為我們后面的操作將使用這些稱呼(圖 3)。

　　(圖3　　圖片較大，請拉動滾動條觀看)

　　(1) 標題欄 這里顯示程序的名稱，以及當(dāng)前工作薄文件的名稱。

　　(2) 菜單欄 可以通過選擇相應(yīng)的菜單命令來向Excel發(fā)出命令。Excel為了用戶便于記憶，將類似的命令分門別類地放到同一菜單項目中，菜單可以根據(jù)自己的習(xí)慣定制。

　　(3) 工具欄 可以通過單擊相應(yīng)的按鈕來向Excel發(fā)出相應(yīng)的命令。工具欄可以根據(jù)自己的習(xí)慣定制。

　　(4) 公式欄 在單元格中輸入數(shù)據(jù)或公式后，將在這里顯示輸入的內(nèi)容。對輸入數(shù)據(jù)或公式的編輯在這里進行相當(dāng)方便。

　　(5) 列標題 從A到IV的256個字母。每個字母代表工作表256列中的一列，從按英文字母順序A開始到Z，Z之后是AA，AB，AC，依此類推到AZ。AZ之后是BA，BB，BC，依此類推到BZ，最后一列是IV。單擊列標題可以選中整列。

　　(6) 活動單元格指示器 這個黑色邊框的指示器代表當(dāng)前活動的單元格，所謂活動，即當(dāng)前被選中的單元格。

　　(7) 行標題 從1到65536的數(shù)字，每個數(shù)字代表工作表的一行。單擊行標題可選中整行的單元格。同時，由于有256列，則Excel工作表的單元格總數(shù)為 256×65536=16777216個，我們用列標題和行標題就可以確定一個單元格，如A4，代表第A列，第4行那個單元格，其余依次類推。

　　(8) 任務(wù)窗格 這是2002版本開始出現(xiàn)的新特性，方便快速選擇相關(guān)的任務(wù)，例如新建工作薄、使用剪貼板等。

　　(9) 垂直滾動條 使用該滾動條可以垂直滾動工作表。

　　(10) 水平滾動條 使用該滾動條可以水平滾動工作表。

　　(11) 工作表標簽 每個標簽代表工作薄中不同的工作表，每個工作表的名稱都顯示在標簽上，選擇單擊標簽即可切換到相應(yīng)工作表。一個工作薄可以包含任意數(shù)量的工作表，但是為了方便管理，工作表數(shù)量最好不要太多。

　　(三) 使用Excel的菜單和工具欄

　　要想熟練地使用Excel完成自己的任務(wù)，菜單和工具欄是必須掌握的。

　　我們要讓Excel做事，必須向它發(fā)出命令。發(fā)出命令的方法通常有四種：使用菜單、使用快捷鍵、使用快捷菜單和使用工具欄。

　　下面通過一個具體任務(wù)的操作進行說明。

　　任務(wù)：在A1單元格中輸入字符"語文"，并把該內(nèi)容復(fù)制到A5單元格。

　　1 使用菜單

　　操作步驟：

　　(1) 選中A1單元格在其中輸入"語文"，可以看到單元格中的插入點光標還處于閃動狀態(tài)，Excel等待我們輸入其它的內(nèi)容，因為確認輸入完畢，則按下鍵盤回車鍵，可以看到活動單元格指示器跳到B1單元格。

　　(2) 現(xiàn)在用鼠標單擊A1單元格，可以看到活動單元格指示器重新回到A1單元格，這時單擊菜單"編輯"，在展開的菜單選項中選擇"復(fù)制"命令(圖 4)，可以看到A1單元格周圍出現(xiàn)黑白相間的滾動條，表示復(fù)制命令已被執(zhí)行。

　　圖 4

　　(3) 然后選中A5單元格，再單擊菜單"編輯"，在展開菜單選項的中選擇"粘貼"命令。可以看到A1單元格中的內(nèi)容被復(fù)制到了A5單元格中(圖 5)，按下鍵盤回車鍵完成操作。

　　圖 5

　　說明：在第1步中，為什么輸入"語文"后，要按下回車，再重新選擇A1單元格呢?這是因為，當(dāng)輸入"語文"后，插入點光標在單元格中閃動，這時如果直接通過菜單執(zhí)行復(fù)制命令，那么該命令是針對單元格中的插入點光標的，由于該光標什么也沒選中，因此相當(dāng)于沒有復(fù)制任何內(nèi)容。而按下回車后重新選擇A1單元格，可以看到A1單元格中沒有插入點光標，所以這時通過菜單執(zhí)行復(fù)制命令，就是復(fù)制A1單元格中的內(nèi)容"語文"。

　　值得注意的一個區(qū)別是：單擊A1單元格是激活它，讓它成為活動單元格，可以直接輸入數(shù)據(jù)或公式，執(zhí)行復(fù)制粘貼等命令;而雙擊A1單元格是編輯它，可以在內(nèi)部修改數(shù)據(jù)或公式。其它單元格依此類推。

　　2 使用快捷鍵

　　如果你認為展開層層菜單操作比較麻煩，那么可以通過快捷鍵操作。大部分常用的命令都有快捷鍵。比如圖4中復(fù)制的快捷鍵為"Ctrl+C"，Excel把常用命令的快捷鍵放在了菜單列表中對應(yīng)命令的右邊(圖 6)。

　　圖 6

　　操作步驟：

　　(1) 先刪去A5單元格中的"語文"，然后用鼠標單擊一下A1單元格，按下鍵盤組合鍵"Ctrl+C"，和前面一樣，A1單元格周圍出現(xiàn)黑白相間的滾動條，表示復(fù)制命令已被執(zhí)行。

　　(2) 選中A5單元格，按下鍵盤組合鍵"Ctrl+V"，可以看到"語文"已被貼貼到A5單元格中，按下鍵盤回車鍵完成操作。

　　3 使用快捷菜單

　　操作步驟：

　　(1) 先刪除A5單元格中的"語文"，然后選中A1單元格，并單擊鼠標右鍵，在彈出的菜單選項中選擇"復(fù)制"命令(圖 7)。

　　圖 7

　　(2) 然后選中A5單元中，并單擊鼠標右鍵，在彈出的菜單中選擇"粘貼"命令，按下鍵盤回車完成操作。

　　4 使用工具欄

　　操作步驟：

　　(1) 先刪除A5單元格中的"語文"，然后選中A1單元格，單擊工具欄"復(fù)制"圖標(圖 8)。

　　圖 8

　　(2) 選中A5單元格，單擊工具欄的"粘貼"圖標(圖 9)，按下鍵盤回車鍵即可完成操作。

　　圖 9

　　上面通過一個簡單的任務(wù)，初步介紹了一下向Excel發(fā)出命令的常用方式，大家可不要小看了這些基本技能的學(xué)習(xí)，以后完成更復(fù)雜的任務(wù)，都要靠它們哦。

　　(四) 了解對話框

　　如果你夠仔細，應(yīng)該會發(fā)現(xiàn)有的菜單選項中的命令后帶有省略號(三個小黑點)(圖 10)，當(dāng)你單擊這種命令時，將會顯示一個對話框。

　　圖 10

　　對話框的用途是，Excel可以通過它獲得更多的信息，以便能夠完成更為復(fù)雜的命令。比如我們選擇"文件→頁面設(shè)置"命令，顯示"頁面設(shè)置"對話框(圖 11)，在這里可以設(shè)置頁面的方向、縮放的比例、頁面的大小等等參數(shù)，Excel通過這個對話框接受這些信息后，才能準確執(zhí)行我們的命令。通過對話框操作是相當(dāng)方便的。

　　圖 11

　　關(guān)于使用對話框的細節(jié)，會在后面的具體任務(wù)中詳細介紹，在實踐中掌握對話框的操作方法是非常好的途徑。

　　(五) 創(chuàng)建新的工作薄

　　用Excel工作，首先要創(chuàng)建一個工作薄，啟動Excel后，它會自動創(chuàng)建創(chuàng)建一個工作薄，名稱為Book1。默認情況下，它包含三個工作表，名稱分別為Sheet1、Sheet2和Sheet3。如果我們要開始一個新的項目，可以通過下面的三種方法創(chuàng)建新的工作薄。

　　方法一：使用菜單

　　操作方法：選擇菜單"文件→新建"命令，Excel將在窗口的右邊打開"新建工作薄"任務(wù)窗格，單擊其中的相應(yīng)選項即可(圖 12)。

　　(圖12　　圖片較大，請拉動滾動條觀看)

　　方法二：使用工具欄

　　操作方法：單擊常用工具欄上的"新建"按鈕(圖 13)，即可新建一個工作薄。

　　圖 13

　　方法三：使用快捷鍵

　　操作方法：按下鍵盤組合鍵"Ctrl+N"即可新建一個工作薄。

　　(六) 打開已有的工作薄

　　在實際工作中，我們肯定會常常打開已有的工作薄，進行修改、添加等操作，因此學(xué)會打開已有工作薄是必須的。

　　打開已有的工作薄，可以通過下面的五種方法。

　　方法一：使用任務(wù)窗格

　　操作方法：在"開始工作"任務(wù)窗格面板上的"打開"區(qū)單擊要打開的工作薄(圖 14)。

　　圖 14

　　方法二：使用文件菜單列表

　　操作方法：單擊"文件"菜單，在下面的列表中選擇需要打開的工作薄(圖 15)。

　　圖 15

　　說明：以上兩種方法適用于打開最近幾次使用過的工作薄的情形。

　　方法三：使用文件菜單打開命令

　　操作方法：單擊菜單"文件→打開"命令，彈出"打開"對話框，通過該對話框定位到工作薄文件的存儲位置，選中要打開的工作薄文件，單擊"打開"按鈕即可(圖 16)。

　　圖 16

　　方法四：使用工具欄按鈕

　　操作方法：單擊常用工具欄上的"打開"按鈕(圖 17)，彈出"打開"對話框，其余操作和方法三相同。

　　圖 17

　　方法五：使用快捷鍵

　　操作方法：按下鍵盤組合鍵"Ctrl+O"，彈出"打開"對話框，其余操作和方法三相同。

　　(七) 保存工作薄

　　從學(xué)習(xí)的開始就要重視保存工作薄的重要性，不管是人為的疏忽還是碰到意外的情況而沒有保存工作薄，那么花費巨大心血的勞動成果就可能付諸東流。

　　保存工作薄的操作非常簡單，可以通過下面三種方法。

　　方法一：使用菜單"文件→保存"命令。

　　方法二：單擊常規(guī)工具欄上的保存按鈕。

　　方法三：按鈕鍵盤組合鍵"Ctrl+S"。

　　如果是第一次保存，三種方法都將打開"另存為"對話框，先選擇文件要保存的位置，然后在文件名欄內(nèi)輸入文件的名稱，單擊"保存"按鈕即可(圖 18)。

　　圖 18

　　(八) 關(guān)閉工作薄和退出Excel

　　當(dāng)工作全部完畢后，我們應(yīng)該關(guān)閉工作薄，以釋放內(nèi)存。

　　關(guān)閉工作薄可以使用以下二種方法：

　　方法一：使用菜單"文件→關(guān)閉"命令。

　　方法二：單擊工作薄標題欄上的"關(guān)閉窗口"按鈕(圖 19)。

　　圖 19

　　說明：以上方法只是關(guān)閉了工作薄，并沒有退出Excel程序，如果還要進行新的項目，可以根據(jù)前面介紹的新建工作薄的方法創(chuàng)建新的工作薄進行新的工作。

　　下面介紹兩種退出Excel程序的方法。

　　方法一：選擇菜單"文件→退出"命令。

　　方法二：按下鍵盤組合鍵"Alt+F4"。

　　四. 小結(jié)

　　本課程介紹了學(xué)習(xí)和使用Excel必須的最基本知識，即使是完全沒有接觸過Excel的讀者來說，也是可以輕松學(xué)習(xí)的。不過本節(jié)的缺點是沒有介紹具有實際意義的任務(wù)，難免讓學(xué)習(xí)的過程有點枯燥。