excel基礎知識
EXCEL在當今社會只要接觸到計算機就有很大幾率接觸到EXCEL這一軟件,因為這是常用的辦公軟件之一,下面小編為大家?guī)砹艘恍╆P于EXCEL的基礎知識,讓我們一起來學習一下。
一、Excel可以做什么?
作為微軟Office家族的重要組件之一,Excel可以做的事非常多,功能也非常強大。它的基本職能是對數(shù)據(jù)進行記錄、計算與分析。在實際應用中,它小到可以充當一般的計算器,或者記算個人收支情況,計算貸款或儲蓄等等;大到可以進行專業(yè)的科學統(tǒng)計運算,以及通過對大量數(shù)據(jù)的計算分析,為公司財政政策的制定,提供有效的參考。
在實際的行業(yè)運用中,教師、企業(yè)辦公文秘人員、政府審計部門、統(tǒng)計部門和一般的工作人員等等那個都會或多或少的用到Excel。大量的實際應用經(jīng)驗表明,如果能夠熟練地使用Excel,將會大大提高我們的學習和工作的效率,運用于商業(yè)管理中,直接帶來的就是經(jīng)濟效益的提高,還是那句話,花些時間學習Excel是值得的。
二、基本概念
進入具體的操作性學習之前,這里先說明幾個基本的概念,理解這個幾個概念是進一步學習的基礎。
(一) 文件
用術語說,文件就是存儲在磁盤上的信息實體。用電腦,可以說我們幾乎天天都在和文件打交道。對我們初學者來說,要明白文件是有不同的類型的,我們可以通過它的后綴名來區(qū)分。就拿微軟Office家族來講,Word創(chuàng)建的文件文檔文件后綴名為DOC,Excel創(chuàng)建的工作薄文件后綴名為 XLS,PowerPoint創(chuàng)建的演示文稿文件的后綴名為PPT等。
不過類型的文件,需要不同的應用程序才能打開它,有的初學者從別的電腦上復制了一個用Excel創(chuàng)建的工作薄文件到自己的電腦上,可是無論如何也打不開它,后來才明白原因是自己的電腦上沒有安裝Excel應用程序。
所以,要順利地進行后面的學習,請現(xiàn)在你的電腦上安裝Excel 2003,其它版本的Excel雖然可以仿照操作,但是由于
(二) 工作薄和工作表
學習和使用Excel,肯定要和兩個概念打交道,那就是"工作薄"和"工作表"。前面已經(jīng)說過,工作薄是一種由Excel創(chuàng)建的文件,而工作表則是工作薄的組成部分。可以這樣形象的理解,工作薄是一個筆記本,而工作表是這個筆記本里的每頁紙。操作和使用Excel,絕大部分工作是在工作表中進行的。
三、Excel的工作環(huán)境和基本操作
(一) 啟動Excel
啟動Excel2003之前,先要確定你的電腦上已經(jīng)安裝過它。
我們可以通過三種方式啟動Excel。
1、通過開始菜單
操作步驟:依次單擊桌面上的"開始→所有程序→Mircosoft Office→Microsoft Office Excel 2003"命令(圖 1),一會出現(xiàn)Excel 2003的閃屏,隨即可啟動Excel 2003。
(圖1 圖片較大,請拉動滾動條觀看)
2、通過桌面快捷方式
操作步驟:如果在桌面上建立過Excel 2003的快捷方式,則雙擊該快捷方式的圖標即可啟動(圖 2)。
圖 2
3、通過Excel工作薄文件
操作步驟:如果你的電腦中存儲有由Excel創(chuàng)建的工作薄文件,則可雙擊該文件啟動Excel。
(二) 認識Excel的工作環(huán)境
啟動Excel 2003后,我們將看到Excel的工作窗口。如果你完全是一個新手,那么可能會這個工作環(huán)境感覺有點復雜。如有你有使用Office家族中如Word等應用程序的經(jīng)驗,那么應該有點似曾相識的感覺。因為它們的菜單、工具欄、任務窗格和編輯窗口的布局是大體相同的。
下面我們來介紹一下這個工作環(huán)境的情況。了解各部分的稱呼(名稱),如菜單、工具欄、任務窗格等等都是必要的,因為我們后面的操作將使用這些稱呼(圖 3)。
(圖3 圖片較大,請拉動滾動條觀看)
(1) 標題欄 這里顯示程序的名稱,以及當前工作薄文件的名稱。
(2) 菜單欄 可以通過選擇相應的菜單命令來向Excel發(fā)出命令。Excel為了用戶便于記憶,將類似的命令分門別類地放到同一菜單項目中,菜單可以根據(jù)自己的習慣定制。
(3) 工具欄 可以通過單擊相應的按鈕來向Excel發(fā)出相應的命令。工具欄可以根據(jù)自己的習慣定制。
(4) 公式欄 在單元格中輸入數(shù)據(jù)或公式后,將在這里顯示輸入的內(nèi)容。對輸入數(shù)據(jù)或公式的編輯在這里進行相當方便。
(5) 列標題 從A到IV的256個字母。每個字母代表工作表256列中的一列,從按英文字母順序A開始到Z,Z之后是AA,AB,AC,依此類推到AZ。AZ之后是BA,BB,BC,依此類推到BZ,最后一列是IV。單擊列標題可以選中整列。
(6) 活動單元格指示器 這個黑色邊框的指示器代表當前活動的單元格,所謂活動,即當前被選中的單元格。
(7) 行標題 從1到65536的數(shù)字,每個數(shù)字代表工作表的一行。單擊行標題可選中整行的單元格。同時,由于有256列,則Excel工作表的單元格總數(shù)為 256×65536=16777216個,我們用列標題和行標題就可以確定一個單元格,如A4,代表第A列,第4行那個單元格,其余依次類推。
(8) 任務窗格 這是2002版本開始出現(xiàn)的新特性,方便快速選擇相關的任務,例如新建工作薄、使用剪貼板等。
(9) 垂直滾動條 使用該滾動條可以垂直滾動工作表。
(10) 水平滾動條 使用該滾動條可以水平滾動工作表。
(11) 工作表標簽 每個標簽代表工作薄中不同的工作表,每個工作表的名稱都顯示在標簽上,選擇單擊標簽即可切換到相應工作表。一個工作薄可以包含任意數(shù)量的工作表,但是為了方便管理,工作表數(shù)量最好不要太多。
(三) 使用Excel的菜單和工具欄
要想熟練地使用Excel完成自己的任務,菜單和工具欄是必須掌握的。
我們要讓Excel做事,必須向它發(fā)出命令。發(fā)出命令的方法通常有四種:使用菜單、使用快捷鍵、使用快捷菜單和使用工具欄。
下面通過一個具體任務的操作進行說明。
任務:在A1單元格中輸入字符"語文",并把該內(nèi)容復制到A5單元格。
1 使用菜單
操作步驟:
(1) 選中A1單元格在其中輸入"語文",可以看到單元格中的插入點光標還處于閃動狀態(tài),Excel等待我們輸入其它的內(nèi)容,因為確認輸入完畢,則按下鍵盤回車鍵,可以看到活動單元格指示器跳到B1單元格。
(2) 現(xiàn)在用鼠標單擊A1單元格,可以看到活動單元格指示器重新回到A1單元格,這時單擊菜單"編輯",在展開的菜單選項中選擇"復制"命令(圖 4),可以看到A1單元格周圍出現(xiàn)黑白相間的滾動條,表示復制命令已被執(zhí)行。
圖 4
(3) 然后選中A5單元格,再單擊菜單"編輯",在展開菜單選項的中選擇"粘貼"命令??梢钥吹紸1單元格中的內(nèi)容被復制到了A5單元格中(圖 5),按下鍵盤回車鍵完成操作。
圖 5
說明:在第1步中,為什么輸入"語文"后,要按下回車,再重新選擇A1單元格呢?這是因為,當輸入"語文"后,插入點光標在單元格中閃動,這時如果直接通過菜單執(zhí)行復制命令,那么該命令是針對單元格中的插入點光標的,由于該光標什么也沒選中,因此相當于沒有復制任何內(nèi)容。而按下回車后重新選擇A1單元格,可以看到A1單元格中沒有插入點光標,所以這時通過菜單執(zhí)行復制命令,就是復制A1單元格中的內(nèi)容"語文"。
值得注意的一個區(qū)別是:單擊A1單元格是激活它,讓它成為活動單元格,可以直接輸入數(shù)據(jù)或公式,執(zhí)行復制粘貼等命令;而雙擊A1單元格是編輯它,可以在內(nèi)部修改數(shù)據(jù)或公式。其它單元格依此類推。
2 使用快捷鍵
如果你認為展開層層菜單操作比較麻煩,那么可以通過快捷鍵操作。大部分常用的命令都有快捷鍵。比如圖4中復制的快捷鍵為"Ctrl+C",Excel把常用命令的快捷鍵放在了菜單列表中對應命令的右邊(圖 6)。
圖 6
操作步驟:
(1) 先刪去A5單元格中的"語文",然后用鼠標單擊一下A1單元格,按下鍵盤組合鍵"Ctrl+C",和前面一樣,A1單元格周圍出現(xiàn)黑白相間的滾動條,表示復制命令已被執(zhí)行。
(2) 選中A5單元格,按下鍵盤組合鍵"Ctrl+V",可以看到"語文"已被貼貼到A5單元格中,按下鍵盤回車鍵完成操作。
3 使用快捷菜單
操作步驟:
(1) 先刪除A5單元格中的"語文",然后選中A1單元格,并單擊鼠標右鍵,在彈出的菜單選項中選擇"復制"命令(圖 7)。
圖 7
(2) 然后選中A5單元中,并單擊鼠標右鍵,在彈出的菜單中選擇"粘貼"命令,按下鍵盤回車完成操作。
4 使用工具欄
操作步驟:
(1) 先刪除A5單元格中的"語文",然后選中A1單元格,單擊工具欄"復制"圖標(圖 8)。
圖 8
(2) 選中A5單元格,單擊工具欄的"粘貼"圖標(圖 9),按下鍵盤回車鍵即可完成操作。
圖 9
上面通過一個簡單的任務,初步介紹了一下向Excel發(fā)出命令的常用方式,大家可不要小看了這些基本技能的學習,以后完成更復雜的任務,都要靠它們哦。
四、了解對話框
如果你夠仔細,應該會發(fā)現(xiàn)有的菜單選項中的命令后帶有省略號(三個小黑點)(圖 10),當你單擊這種命令時,將會顯示一個對話框。
圖 10
對話框的用途是,Excel可以通過它獲得更多的信息,以便能夠完成更為復雜的命令。比如我們選擇"文件→頁面設置"命令,顯示"頁面設置"對話框(圖 11),在這里可以設置頁面的方向、縮放的比例、頁面的大小等等參數(shù),Excel通過這個對話框接受這些信息后,才能準確執(zhí)行我們的命令。通過對話框操作是相當方便的。
圖 11
關于使用對話框的細節(jié),會在后面的具體任務中詳細介紹,在實踐中掌握對話框的操作方法是非常好的途徑。
(五) 創(chuàng)建新的工作薄
用Excel工作,首先要創(chuàng)建一個工作薄,啟動Excel后,它會自動創(chuàng)建創(chuàng)建一個工作薄,名稱為Book1。默認情況下,它包含三個工作表,名稱分別為Sheet1、Sheet2和Sheet3。如果我們要開始一個新的項目,可以通過下面的三種方法創(chuàng)建新的工作薄。
方法一:使用菜單
操作方法:選擇菜單"文件→新建"命令,Excel將在窗口的右邊打開"新建工作薄"任務窗格,單擊其中的相應選項即可(圖 12)。
(圖12 圖片較大,請拉動滾動條觀看)
方法二:使用工具欄
操作方法:單擊常用工具欄上的"新建"按鈕(圖 13),即可新建一個工作薄。
圖 13
方法三:使用快捷鍵
操作方法:按下鍵盤組合鍵"Ctrl+N"即可新建一個工作薄。
(六) 打開已有的工作薄
在實際工作中,我們肯定會常常打開已有的工作薄,進行修改、添加等操作,因此學會打開已有工作薄是必須的。
打開已有的工作薄,可以通過下面的五種方法。
方法一:使用任務窗格
操作方法:在"開始工作"任務窗格面板上的"打開"區(qū)單擊要打開的工作薄(圖 14)。
圖 14
方法二:使用文件菜單列表
操作方法:單擊"文件"菜單,在下面的列表中選擇需要打開的工作薄(圖 15)。
圖 15
說明:以上兩種方法適用于打開最近幾次使用過的工作薄的情形。
方法三:使用文件菜單打開命令
操作方法:單擊菜單"文件→打開"命令,彈出"打開"對話框,通過該對話框定位到工作薄文件的存儲位置,選中要打開的工作薄文件,單擊"打開"按鈕即可(圖 16)。
圖 16
方法四:使用工具欄按鈕
操作方法:單擊常用工具欄上的"打開"按鈕(圖 17),彈出"打開"對話框,其余操作和方法三相同。
圖 17
方法五:使用快捷鍵
操作方法:按下鍵盤組合鍵"Ctrl+O",彈出"打開"對話框,其余操作和方法三相同。
(七) 保存工作薄
從學習的開始就要重視保存工作薄的重要性,不管是人為的疏忽還是碰到意外的情況而沒有保存工作薄,那么花費巨大心血的勞動成果就可能付諸東流。
保存工作薄的操作非常簡單,可以通過下面三種方法。
方法一:使用菜單"文件→保存"命令。
方法二:單擊常規(guī)工具欄上的保存按鈕。
方法三:按鈕鍵盤組合鍵"Ctrl+S"。
如果是第一次保存,三種方法都將打開"另存為"對話框,先選擇文件要保存的位置,然后在文件名欄內(nèi)輸入文件的名稱,單擊"保存"按鈕即可(圖 18)。
圖 18
(八) 關閉工作薄和退出Excel
當工作全部完畢后,我們應該關閉工作薄,以釋放內(nèi)存。
關閉工作薄可以使用以下二種方法:
方法一:使用菜單"文件→關閉"命令。
方法二:單擊工作薄標題欄上的"關閉窗口"按鈕(圖 19)。
圖 19
說明:以上方法只是關閉了工作薄,并沒有退出Excel程序,如果還要進行新的項目,可以根據(jù)前面介紹的新建工作薄的方法創(chuàng)建新的工作薄進行新的工作。
下面介紹兩種退出Excel程序的方法。
方法一:選擇菜單"文件→退出"命令。
方法二:按下鍵盤組合鍵"Alt+F4"。
四. 小結(jié)
本課程介紹了學習和使用Excel必須的最基本知識,即使是完全沒有接觸過Excel的讀者來說,也是可以輕松學習的。不過本節(jié)的缺點是沒有介紹具有實際意義的任務,難免讓學習的過程有點枯燥。