Excel函數(shù)篩選與排序使用教程
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Excel本身具有很方便的排序與篩選功能，下拉“數(shù)據(jù)”菜單即可選擇排序或篩選對數(shù)據(jù)清單進行排序或篩選。但也有不足，首先無論排序或篩選都改變了原清單的原貌，特別是清單的數(shù)據(jù)從其它工作表鏈接來而源數(shù)據(jù)發(fā)生變化時，或清單錄入新記錄時必須從新進行排序或篩選。其次還有局限，例如排序只能最多對三個關(guān)鍵字(三列數(shù)據(jù))排序，篩選對同一列數(shù)據(jù)可用“與”、或“或”條件篩選，但對不同列數(shù)據(jù)只能用“與”條件篩選。
例如對某張職工花名冊工作簿，要求篩選出年齡大于25歲且小于50歲或年齡大于50歲或小于25歲都是可行的，如同時要求性別是男的或女的也是可行的。但要求篩選出女的年齡在22歲到45歲，男的年齡在25歲到50歲時Execl本身具有的篩選功能則無能為力了。再者排序與篩選不能結(jié)合使用，即不能在排序時根據(jù)條件篩選出來的記錄進行排序。例如有一張職工資料清單，其中有的職工已經(jīng)退休，對在職職工的年齡進行排序時無法剔除已退休職工的數(shù)據(jù)。
本文試圖用Excel函數(shù)來解決上述問題。
一、用函數(shù)實現(xiàn)篩選
題目：如有一張職工名冊表，A2:F501，共6列500行3000個單元格。表頭A1為姓名代碼(1至500)、B1為姓名、C1為性別、D1 為年齡、E1為學歷、F1職稱?，F(xiàn)要求對職工的性別、年齡、學歷、職稱進行交錯篩選，例如要求在同一張表上篩選出1、女的年齡在22歲到45歲，男的年齡在25歲到50歲，2、女博士，3、男博士后。
方法：第一步在G2單元格輸入公式”=IF(OR(AND(C2="女"，D2>=22，D2<=45)，AND(C2="男"，
D2>=25，D2<=50))，ROW(A1)，0)“，在H2單元格輸入公式”=IF(AND(C2="女"，E2="博士")，
ROW(B1)，0)“，在I2單元格輸入公式”=IF(AND(C2="男"，E2="博士后")，ROW(B1)，0)“。在J2單元格輸入公式“=IF(K$2=1，LARGE(G:G，ROW(A1))，IF(K$2=2，LARGE(H:H，ROW(A1))，
IF(K$2=3，LARGE(I:I，ROW(A1))，0)))”然后用上述提到的方法向下拖放。G、H、I列的公式的含義就是凡符合篩選條件的行記錄下行號否則為零，J列的公式的含義根據(jù)K2的數(shù)值選擇G、H、I中的一列進行排序并把不合條件的行除去。
第二步在K1單元格輸文字”篩選選擇”，A1到F1表頭復制到L1到Q1，在L2單元格輸入
公式“=IF($J2=0，0，INDEX($A$2:$F$501，$J2，COLUMN(A$1)))”，然后向右拖放到Q2，再向下拖放。INDEX函數(shù)的含義上文已說明。
第三步在P1單元格輸入1或2或3便可實現(xiàn)上述三種篩選。
二、用函數(shù)實現(xiàn)排序
題目：如有一張工資表，A2:F501，共6列500行3000個單元格。表頭A1為姓名代碼(1至500)、B1為姓名、C1為津貼、D1為獎金、E1為工資、F1收入合計?，F(xiàn)要求對職工收入從多到少排序，且在職工總收入相同時再按工資從多到少排序，在職工總收入和工資相同時再按獎金從多到少排序，在職工職工總收入和工資、獎金相同時再按津貼從多到少排序。
方法：G1單元格填入公式
“=if(F2=0，10^100，INT(CONCATENATE(999-f2，999-e2，999-d2，999-c2)))”，
CONCATENATE 是一個拼合函數(shù)，可以把30個以下的單元的數(shù)據(jù)拼合成一個數(shù)據(jù)，這些被拼合的數(shù)據(jù)之間用逗號分開。用f2、e2等被拼合的數(shù)據(jù)用999來減，是為了使它們位數(shù)相同。(假定任何一個職工的總收入少于899元)。被拼合成的函數(shù)是文本函數(shù)，CONCATENATE與INT函數(shù)套用是為了使文本轉(zhuǎn)換為數(shù)字。最外層的if函數(shù)是排序時用來剔除不進行排序的記錄，在本例中指收入為零的記錄。(在上文提到的職工年齡排序，則公式改為“if(f2="退休"， 10^100，.....)”，即剔除了退休職工。)
第二步把G1單元格的公式拖放到G500單元格(最簡便的方法是點擊G1單元格后向G1單元格右下方移動鼠標，見到黑十時雙擊鼠標就完成了G1到G500的填充)。
第三步在在H2單元填入公式“=MATCH(SMALL(G:G，ROW(A1))，G:G，0)”與第二步一樣拖放到H501單元格。此公式實際上是把三列公式合成一列公式，ROW(A1)即為A1的行數(shù)是1，隨著向下拖放依次為2、3、4...，SMALL(G:G，ROW(A1))為 G列中最小的數(shù)隨著向下拖放依次為第2、第3、..小的數(shù)，MATCH(SMALL(G:G，ROW(A1))，G:G，0)即為G列各行的數(shù)據(jù)中最小、第2、第3小等的數(shù)據(jù)在第幾行。
第四步把A1至F1單元格的表頭復制到I1至N1單元格，在I2單元格輸入公式“=INDEX($A$2:$F$501，$H2， COLUMN(A$1))”INDEX函數(shù)是一個引用函數(shù)，即把$A$2:$F$501單元格列陣第$H2行第COLUMN(A$1)列的數(shù)據(jù)放入I2單元格。然后把I2單元格的公式拖放到N2單元格，點擊N2單元格后向N2單元格右下方移動鼠標見到黑十時雙擊鼠標就完成了I2到N501單元格的填充到此全部完成。
以上敘述看似繁雜實際非常簡單，只要把A1至F1的表頭復制到I1至N1單元格，再分別在G1、H2、I2單元格輸入公式然后向下拖放，即使對EXCEL應用不熟練的同志一分鍾內(nèi)便能完成。
對上述程序稍作變化還可得到更多用度。上面例子數(shù)據(jù)是從大到小排列的，如H列的函數(shù)中的SMALL改為LARGE，上面例子數(shù)據(jù)就從小到大排列了。如H2單元格的公式改為“=IF(O1=1，MATCH(SMALL(G:G，ROW(A1))，G:G，0)，MATCH(LARGE(G: G，ROW(A1))，G:G，0))”并把H2單元格的公式向下拖放。這樣在O1單元格輸入1上面例子數(shù)據(jù)是從大到小排列的，O1單元格輸入1以外的數(shù)上面例子數(shù)據(jù)就從小到大排列了。
如在H列前插入若干列，如插入一列，則現(xiàn)在的H列輸入類似G列的公式，例如“=if(F2=0，10^100，d2)”，現(xiàn)在的I列的公式改為“=IF(P1=1，MATCH(SMALL(G:G，ROW(A1))，G:G，0)，MATCH(SMALL(H:H，ROW(A1))，H:H，0)))”即在P單元格輸入1以外的值就實現(xiàn)了按獎金大小排序.這樣只要通過改變P1(原來的O1單元格)單元格內(nèi)容的改變就能立即得到按不同要求的排序。
例如對某張職工花名冊工作簿，要求篩選出年齡大于25歲且小于50歲或年齡大于50歲或小于25歲都是可行的，如同時要求性別是男的或女的也是可行的。但要求篩選出女的年齡在22歲到45歲，男的年齡在25歲到50歲時Execl本身具有的篩選功能則無能為力了。再者排序與篩選不能結(jié)合使用，即不能在排序時根據(jù)條件篩選出來的記錄進行排序。例如有一張職工資料清單，其中有的職工已經(jīng)退休，對在職職工的年齡進行排序時無法剔除已退休職工的數(shù)據(jù)。
本文試圖用Excel函數(shù)來解決上述問題。
一、用函數(shù)實現(xiàn)篩選
題目：如有一張職工名冊表，A2:F501，共6列500行3000個單元格。表頭A1為姓名代碼(1至500)、B1為姓名、C1為性別、D1 為年齡、E1為學歷、F1職稱?，F(xiàn)要求對職工的性別、年齡、學歷、職稱進行交錯篩選，例如要求在同一張表上篩選出1、女的年齡在22歲到45歲，男的年齡在25歲到50歲，2、女博士，3、男博士后。
方法：第一步在G2單元格輸入公式”=IF(OR(AND(C2="女"，D2>=22，D2<=45)，AND(C2="男"，
D2>=25，D2<=50))，ROW(A1)，0)“，在H2單元格輸入公式”=IF(AND(C2="女"，E2="博士")，
ROW(B1)，0)“，在I2單元格輸入公式”=IF(AND(C2="男"，E2="博士后")，ROW(B1)，0)“。在J2單元格輸入公式“=IF(K$2=1，LARGE(G:G，ROW(A1))，IF(K$2=2，LARGE(H:H，ROW(A1))，
IF(K$2=3，LARGE(I:I，ROW(A1))，0)))”然后用上述提到的方法向下拖放。G、H、I列的公式的含義就是凡符合篩選條件的行記錄下行號否則為零，J列的公式的含義根據(jù)K2的數(shù)值選擇G、H、I中的一列進行排序并把不合條件的行除去。
第二步在K1單元格輸文字”篩選選擇”，A1到F1表頭復制到L1到Q1，在L2單元格輸入
公式“=IF($J2=0，0，INDEX($A$2:$F$501，$J2，COLUMN(A$1)))”，然后向右拖放到Q2，再向下拖放。INDEX函數(shù)的含義上文已說明。
第三步在P1單元格輸入1或2或3便可實現(xiàn)上述三種篩選。
二、用函數(shù)實現(xiàn)排序
題目：如有一張工資表，A2:F501，共6列500行3000個單元格。表頭A1為姓名代碼(1至500)、B1為姓名、C1為津貼、D1為獎金、E1為工資、F1收入合計?，F(xiàn)要求對職工收入從多到少排序，且在職工總收入相同時再按工資從多到少排序，在職工總收入和工資相同時再按獎金從多到少排序，在職工職工總收入和工資、獎金相同時再按津貼從多到少排序。
方法：G1單元格填入公式
“=if(F2=0，10^100，INT(CONCATENATE(999-f2，999-e2，999-d2，999-c2)))”，
CONCATENATE 是一個拼合函數(shù)，可以把30個以下的單元的數(shù)據(jù)拼合成一個數(shù)據(jù)，這些被拼合的數(shù)據(jù)之間用逗號分開。用f2、e2等被拼合的數(shù)據(jù)用999來減，是為了使它們位數(shù)相同。(假定任何一個職工的總收入少于899元)。被拼合成的函數(shù)是文本函數(shù)，CONCATENATE與INT函數(shù)套用是為了使文本轉(zhuǎn)換為數(shù)字。最外層的if函數(shù)是排序時用來剔除不進行排序的記錄，在本例中指收入為零的記錄。(在上文提到的職工年齡排序，則公式改為“if(f2="退休"， 10^100，.....)”，即剔除了退休職工。)
第二步把G1單元格的公式拖放到G500單元格(最簡便的方法是點擊G1單元格后向G1單元格右下方移動鼠標，見到黑十時雙擊鼠標就完成了G1到G500的填充)。
第三步在在H2單元填入公式“=MATCH(SMALL(G:G，ROW(A1))，G:G，0)”與第二步一樣拖放到H501單元格。此公式實際上是把三列公式合成一列公式，ROW(A1)即為A1的行數(shù)是1，隨著向下拖放依次為2、3、4...，SMALL(G:G，ROW(A1))為 G列中最小的數(shù)隨著向下拖放依次為第2、第3、..小的數(shù)，MATCH(SMALL(G:G，ROW(A1))，G:G，0)即為G列各行的數(shù)據(jù)中最小、第2、第3小等的數(shù)據(jù)在第幾行。
第四步把A1至F1單元格的表頭復制到I1至N1單元格，在I2單元格輸入公式“=INDEX($A$2:$F$501，$H2， COLUMN(A$1))”INDEX函數(shù)是一個引用函數(shù)，即把$A$2:$F$501單元格列陣第$H2行第COLUMN(A$1)列的數(shù)據(jù)放入I2單元格。然后把I2單元格的公式拖放到N2單元格，點擊N2單元格后向N2單元格右下方移動鼠標見到黑十時雙擊鼠標就完成了I2到N501單元格的填充到此全部完成。
以上敘述看似繁雜實際非常簡單，只要把A1至F1的表頭復制到I1至N1單元格，再分別在G1、H2、I2單元格輸入公式然后向下拖放，即使對EXCEL應用不熟練的同志一分鍾內(nèi)便能完成。
對上述程序稍作變化還可得到更多用度。上面例子數(shù)據(jù)是從大到小排列的，如H列的函數(shù)中的SMALL改為LARGE，上面例子數(shù)據(jù)就從小到大排列了。如H2單元格的公式改為“=IF(O1=1，MATCH(SMALL(G:G，ROW(A1))，G:G，0)，MATCH(LARGE(G: G，ROW(A1))，G:G，0))”并把H2單元格的公式向下拖放。這樣在O1單元格輸入1上面例子數(shù)據(jù)是從大到小排列的，O1單元格輸入1以外的數(shù)上面例子數(shù)據(jù)就從小到大排列了。
如在H列前插入若干列，如插入一列，則現(xiàn)在的H列輸入類似G列的公式，例如“=if(F2=0，10^100，d2)”，現(xiàn)在的I列的公式改為“=IF(P1=1，MATCH(SMALL(G:G，ROW(A1))，G:G，0)，MATCH(SMALL(H:H，ROW(A1))，H:H，0)))”即在P單元格輸入1以外的值就實現(xiàn)了按獎金大小排序.這樣只要通過改變P1(原來的O1單元格)單元格內(nèi)容的改變就能立即得到按不同要求的排序。