Excel2007表格常用技巧教程
Excel2007表格常用技巧教程
Excel作為Office辦公軟件中的表格工具，收集整理數(shù)據(jù)異常方便，對信息呈現(xiàn)爆炸式增長的今天，無論是對于任何一個行業(yè)來說數(shù)據(jù)的收集、整理、處理變得更為重要。下面學習啦小編馬上就告訴大家Excel2007常用技巧吧。
Excel2007常用技巧
技巧1 全新限制先睹為快
為了使用戶能夠在工作表中瀏覽大量數(shù)據(jù)，Microsoft Office Excel 2007支持每個工作表中最多有1,000,000行和16,000列。也就是說，Excel單張工作表的容量為1,048,576行乘以16,384列，與2003版的Excel相比，它提供的可用行增加了1,500%，可用列增加了6,300%，容量大幅提升。另外，Excel 2007還支持最多16,000,000種顏色。
而且現(xiàn)在，可以在同一個工作簿中使用無限多的格式類型，而不再僅限于4,000種;每個單元格的單元格引用數(shù)量從8,000增長到了任意數(shù)量，唯一的限制應該是對電腦內(nèi)存的考驗了。為了改進Excel的性能，微軟將內(nèi)存管理從2003版的Excel中的1GB內(nèi)存增加到2GB，整整翻一倍。由于Excel 2007支持雙處理器和多線程芯片集，用戶將同時在包含大量公式的大型工作表中體驗到更快的運算速度。
技巧2 靈活添加Excel文檔的頁眉和頁腳
經(jīng)常使用Excel的用戶可能都知道，以往要想為Excel文檔添加頁眉和頁腳絕非是一件輕松的事情，需要經(jīng)過層層對話框的設置才能完成添加任務。但是現(xiàn)在的Excel能夠在完全可預覽的“頁面布局”視圖中為Excel文檔添加頁眉和頁腳，操作過程簡單且直觀。操作方法如下：
1.在Excel的“功能區(qū)”中，單擊“插入”選項卡。
2.在“文本”組中單擊“頁眉和頁腳”按鈕。
3.在“功能區(qū)”中會出現(xiàn)“頁眉和頁腳工具”的上下文相關選項卡，在其中的“設計”選項卡中提供了我們需要的所有命令，由此可以非常直觀地對Excel文檔的頁眉和頁腳進行編輯。
Excel表格美觀其實可以很簡單
技巧3 以最快的速度來美化表格
在最新的Excel工作表中，用戶可以將注意力全部集中在重要數(shù)據(jù)的輸入上，而不必花費任何心思在表格的格式設定與外觀的操作上，從而減少勞動量。讓Excel來幫助你以最快的速度完成表格的美化工作。操作步驟如下：
1.定位到包含數(shù)據(jù)的任意單元格中。
2.在“開始”選項卡的“樣式”組中，選擇一款“套用表格格式”。
3.此時彈出“套用表格式”對話框，指定表數(shù)據(jù)的來源。
4.單擊確定按鈕，就會自動為表格添加標題文字顏色、標題單元格填充色以及隔行填充色，并且還會把表格區(qū)域轉(zhuǎn)化為列表，得到列表的諸多功能，如自動篩選等。
技巧4 自動套用適當格式與自動創(chuàng)建計算列
當你需要為已有的表格添加新列時，Excel能夠自動套用已有格式，無需進行重新設置。此外，在Office Excel表格中，可以快速創(chuàng)建一個計算列。計算列使用一個適用于每一行的公式，它可以實現(xiàn)自動擴展以包括附加行，從而使公式也立即擴展到這些行中。只需將公式輸入一次，而無需使用“填充”或“復制”命令。具體操作步驟如下：
1.當你想添加新列時，只需在Excel表格的右側(cè)輸入新字段名稱，按【Enter】鍵后便會自動增加一列并自動套用適當格式。
2.定位到“E3”單元格輸入計算合計的公式，按【Enter】鍵后，會自動將公式填充至列表末尾，計算出所有合計金額，自動創(chuàng)建計算列。
如果表格很長，你也不用像以前那樣向下拖拽總是找不到末尾，使用起來方便多了。
技巧5 快速刪除重復數(shù)據(jù)
即使有Excel幫忙處理大量數(shù)據(jù)時，難免遇見出錯，眼睛看花了經(jīng)常會遇到數(shù)據(jù)重復錄入的現(xiàn)象，盡管我們一遍遍地仔細核對，但出現(xiàn)這樣的失誤有時候還真的很難發(fā)現(xiàn)。此時就更要借助Excel了，這樣的問題可以輕松得到解決。
1.選中需要檢查并刪除重復項的單元格區(qū)域，并單擊“功能區(qū)”中的“數(shù)據(jù)”選項卡。
2.在“數(shù)據(jù)工具”組中單擊“刪除重復項”按鈕。
3.此時打開“刪除重復項”對話框，選擇需要對哪些列進行重復值檢查。
4.設置完成后單擊“確定”按鈕，Excel將對選中的列進行重復值檢查，并給出處理結(jié)果的提示信息。
技巧6 通過漸變顏色直觀地掌握數(shù)據(jù)的整體分布情況
在一個單元格區(qū)域中顯示雙色漸變或三色漸變，顏色的底紋表示單元格中的值，并且漸變顏色能夠智能地隨數(shù)據(jù)值的大小而改變，非常強悍吧。新版Excel帶來的全新的“色階”條件格式，讓閱讀者可以更直觀更舒服的查看。
1.選中需要分析的數(shù)據(jù)，如“A3:C8”單元格區(qū)域。
2.在Excel“功能區(qū)”的“開始”選項卡中，單擊“樣式”組中的【條件格式】按鈕。
3.在“條件格式”下拉菜單中執(zhí)行“色階”——>“綠-黃-紅色階”命令。
此時，表中的具體數(shù)據(jù)便按照數(shù)據(jù)的大小，以不同顏色展示出來，對于數(shù)據(jù)統(tǒng)計匯總非常實用，能夠讓人對整體變化情況一目了然。
充分利用色彩讓數(shù)據(jù)更具表現(xiàn)力
技巧7 用長短不一的色條讓數(shù)據(jù)更具表現(xiàn)力
上面是對表格整體進行對照查看，如果你只需要能夠一目了然地查看某一列數(shù)據(jù)的大小情況時，怎么辦呢?此時可以為數(shù)據(jù)應用“數(shù)據(jù)條”條件格式，數(shù)據(jù)條的長度即表示單元格中數(shù)值的大小。通過觀察帶顏色的數(shù)據(jù)條，可以幫助您省去逐個對比數(shù)值的時間，從而輕松獲悉一列數(shù)據(jù)中的最大值或最小值。具體操作方法如下：
1.選中表格中的某一個單元格區(qū)域。
2.在Excel“功能區(qū)”的“開始”選項卡中，單擊“樣式”組中的“條件格式”按鈕。
3.然后，在彈出的下拉菜單中執(zhí)行“數(shù)據(jù)條”——>“藍色數(shù)據(jù)條”命令。
此時，應用“數(shù)據(jù)條”條件格式后，可以顯而易見的看到整列中的數(shù)據(jù)最大值和最小值，不必去逐個數(shù)據(jù)對比看到眼花繚亂。
技巧8 利用表格呈現(xiàn)數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢
通過利用Excel提供的色彩絢麗、形式多樣的圖標集，可以非?？焖俚匾詧D形化的方式顯示出數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢，對于掌握整體情況有較好的預見性。操作步驟：
1.選中表示趨勢的數(shù)據(jù)，在“開始”選項卡中，單擊“樣式”組中的“條件格式”按鈕，在彈出的下拉菜單中執(zhí)行“圖標集”——>“四向箭頭(彩色)”命令，即可為數(shù)據(jù)添加相應圖標。
2.如果此時添加的圖標不能滿足需要，還可以單擊“樣式”組中的“條件格式”，在彈出的下拉菜單中執(zhí)行“管理規(guī)則”命令，打開“條件格式規(guī)則管理器”對話框。
3.在該對話框中，選中“圖標集”規(guī)則，并單擊“編輯規(guī)則”。在隨即打開的“編輯格式規(guī)則”對話框中，設置具體的規(guī)則(如值的類型和大小)，以顯示不同的圖標。
技巧9 迅速制作專業(yè)圖表
Excel為用戶提供了十分靈巧的圖表設計工具，能夠讓您快速完成專業(yè)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析，輕松制作出專業(yè)的精美圖表。操作方法：
1.選中某一個單元格區(qū)域，單擊“插入”選項卡，在“圖表”組中選擇“餅圖”。
2.隨即出現(xiàn)“圖表工具”，在“設計”選項卡中的“圖表樣式”組中可以看到很多專業(yè)的配色方案，任意選擇一款樣式。再從“圖表布局”組中選擇第1種布局，即可自動添加百分比標注。
3.若要設置餅圖上的標注文字，可以右鍵單擊任意一項標注文字，此時便會彈出浮動菜單(在Word和PowerPoint中也有)，它包含了最常用的一些命令，可以在此設置字體顏色和字號等。
以往要做出這種專業(yè)的精美圖表要花很多時間進行設置，而現(xiàn)在用不了1分鐘就能做出來。
技巧10 隨意編寫公式
Office全新的、面向工作成果的用戶界面設計將最常用的命令放置在“功能區(qū)”中，用戶可以在“公式”選項卡的“函數(shù)庫”組中快速發(fā)現(xiàn)并使用所需的函數(shù)，從而提高編寫公式的效率。但是某些長公式在表格中查看起來并不方便，為了使查看和編輯單元格中的長公式變得容易，可以通過以下3種方法來調(diào)整編輯欄中公式框的大小。具體操作：
1.要在將公式框展開成三行或更多行，或者將公式框折疊成一行間切換，可單擊編輯欄末端的展開按鈕，也可以按【Ctrl】+【Shift】+【U】組合鍵。
2.要精確調(diào)整公式框的高度，可將鼠標指針懸停在公式框底部直到指針變?yōu)榇怪彪p箭頭，按住鼠標左鍵上下拖動垂直雙箭頭到您所需的位置，然后松開鼠標。
3.要自動調(diào)整公式框的大小以適應活動單元格中的文本行數(shù)直到最大高度，可將鼠標指針懸停在公式框上直到指針變?yōu)榇怪彪p箭頭，然后雙擊鼠標左鍵。
Excel制作美觀高效的工作表格
技巧11 按顏色對數(shù)據(jù)進行排序
幾乎人人都喜歡五彩繽紛的顏色，在文檔中合理、有效地使用顏色可以顯著提高文檔的吸引力和可讀性。如果能夠按顏色對數(shù)據(jù)進行排序和篩選的話，則是在快速組織和找到所需數(shù)據(jù)的基礎上錦上添花。使用Excel 2007，無論是手動還是按條件設置的單元格格式，都可以按格式(包括單元格顏色和字體顏色)對數(shù)據(jù)進行排序和篩選。下面就先來看看如何按顏色對數(shù)據(jù)進行自定義排序。
1.在“開始”選項卡的“樣式”組中，利用“條件格式”中的“突出顯示單元格規(guī)則”功能為任一單元格區(qū)域應用不同的單元格顏色和字體顏色。
2.單擊數(shù)據(jù)區(qū)域中一個單元格，在“編輯”組中單擊“排序和篩選”按鈕，在彈出的下拉菜單中執(zhí)行“自定義排序”命令。
3.在打開的“排序”對話框中，指定主/次要關鍵字、排序依據(jù)和次序等，添加4個排序條件。單擊確定后，數(shù)據(jù)便按指定的顏色次序進行排序了。
技巧12 按顏色對數(shù)據(jù)進行篩選
在上一個技巧中，我們已經(jīng)學會了如何按顏色來對數(shù)據(jù)進行排序，那么如何按顏色來對數(shù)據(jù)進行篩選呢?別著急，答案馬上揭曉。操作如下：
1.利用“開始”選項卡的“樣式”組中的“條件格式”中的“突出顯示單元格規(guī)則”功能為任一單元格區(qū)域應用不同的單元格顏色和字體顏色。
2.單擊數(shù)據(jù)區(qū)域中一個單元格，在“編輯”組中單擊“排序和篩選”按鈕，在彈出的下拉菜單中執(zhí)行篩選命令，Excel便會自動為列標題添加自動篩選的下三角按鈕。
3.單擊“到期日期”列標題右側(cè)的下三角按鈕，在其下拉菜單中執(zhí)行“按顏色篩選”命令，然后從右側(cè)的“按單元格顏色篩選”或“按字體顏色篩選”列表中選擇一種顏色，即可完成篩選工作。
技巧13 單元格樣式輕松設置
如果您想在一個輸入步驟中應用幾種格式，并確保各個單元格格式一致，可以使用單元格樣式。單元格樣式是一組已定義的格式特征，如字體和字號、數(shù)字格式、單元格邊框和單元格底紋。通過Excel提供的內(nèi)置單元格樣式，任何一個用戶都可以非常便捷地完成格式設置工作。簡單操作如下：
1.選擇要設置格式的單元格。
2.在“開始”選項卡的“樣式”組中，單擊“單元格樣式”按鈕。
3.單擊要應用的單元格樣式。
此外，需要說明一點常識，單元格樣式基于應用于整個工作簿的文檔主題。當切換到另一文檔主題時，單元格樣式會自動更新以便與新文檔主題相匹配。
技巧14 確保始終能看到每一個表格標題
為了在閱讀長篇幅數(shù)據(jù)表格時更加方便，Excel中提供了一項非常實用的功能，只要將數(shù)據(jù)區(qū)域轉(zhuǎn)換為表格，在瀏覽表格數(shù)據(jù)時就可以始終清楚地看到每一個標題。
1.選擇要轉(zhuǎn)換為表格的數(shù)據(jù)區(qū)域，單擊“插入”選項卡。
2.在“表”組中，單擊“表”按鈕，打開“創(chuàng)建表”對話框，選中“表包含標題”復選框，點擊確定。
3.創(chuàng)建表格后，上下滾動該表格就可以始終看見表格標題，即原標題行出現(xiàn)在列標的位置上(當然光標要位于該表格中，拖動滾動條時才可看見列標題)。
分享一個小技巧，直接給普通的數(shù)據(jù)區(qū)域“套用表格格式”也可以把數(shù)據(jù)區(qū)域轉(zhuǎn)換為Excel表格。
技巧15 表格中數(shù)據(jù)匯總
在Excel中創(chuàng)建表格后，就可以獨立于該表格外部的數(shù)據(jù)對該表格中的數(shù)據(jù)進行管理和分析。通過在表格的結(jié)尾處顯示一個匯總行，然后使用每個匯總行單元格的下拉列表中提供的函數(shù)，可以快速匯總Excel表格中的數(shù)據(jù)。操作步驟如下：
1.單擊Excel表格中的任意位置，“表工具”變?yōu)榭捎?，并會顯示“設計”選項卡。
2.在“設計”選項卡上的“表樣式選項”組中，選中“匯總行”復選框。
3.此時，在表格的下方顯示出匯總行，并在最左側(cè)的單元格中顯示“匯總”二字。
4.在匯總行中，單擊要為其添加匯總計算的單元格，然后在下拉列表中選擇所需函數(shù)，如求和、平均值等。
學會以上介紹的15招，相信你使用Excel的技能將迅速提升，處理各種表格更加游刃有余，在最省力的情況下，確保數(shù)據(jù)的準確性和美觀性。■
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