電腦辦公有什么實用技巧

電腦辦公有什么實用技巧

　　電腦辦公有什么實用技巧?學習啦小編教你們怎么從菜鳥級別到電腦高手。今天小編就為大家?guī)砹穗娔X辦公實用技巧，有需要的朋友不妨了解下。

　　電腦辦公實用技巧

　　WPS表格四種填充方式

　　成批填充表格單元格是我們經(jīng)常要進行的一項工作。在WPS表格中，想要填充單元格可以通過以下幾種方法進行：

　　1. 鼠標左鍵直接拖動填充柄填充。此時會以升序的方式填充內(nèi)容。

　　2. Ctrl+鼠標左鍵拖動填充柄填充。此時是以復制單元格的形式填充。

　　3. 鼠標右鍵拖動單元格，在彈出的菜單中進行填充方式的選擇，靈活進行填充(圖1)。

　　4. 先選中編輯區(qū)域，然后通過“編輯→填充”命令來進行填充。

　　● 讓辦公文件默認用WPS打開

　　常用辦公文檔既可以關聯(lián)微軟的Office辦公軟件，也可以關聯(lián)國產(chǎn)WPS辦公軟件。許多用戶覺得WPS輕巧方便實用，希望用WPS直接打開辦公文檔編輯，但在WPS程序中死活也找不到這個設置選項。

　　其實，WPS的關聯(lián)設置是放在一個專設的位置，這個選項設置是在系統(tǒng)的程序組中。以最新版WPS Office為例，依次選擇“開始→所有程序→WPS Office個人版→WPS Office工具→配置工具→高級→文件關聯(lián)”，然后按需勾選所需格式選項就可以了(圖2)。裝完軟件，有桌面的圖標就夠用了，很少有人到這里來看，因此找不到也難怪了。

　　● PPT幻燈片編輯放映兩不誤

　　能不能一邊播放幻燈片，一邊對照著演示結果對幻燈進行編輯呢?

　　答案是肯定的。只須按住Ctrl不放，單擊“幻燈片放映”菜單中的“觀看放映”就可以了。此時PPT將演示窗口縮小至屏幕左上角。修改幻燈片時，演示窗口會最小化，修改完成后，再從任務欄點擊演示圖標，切換到演示窗口就可看到相應的效果了。

　　● 讓快速選擇多個對象更容易

　　在PowerPoint中，如果要選擇疊放在一起的若干個對象時會不太容易，特別是它們又位于疊放次序下層的時候，對象相互有遮蓋更是如此。不過，下面的方法可以解決。

　　在傳統(tǒng)PPT編輯界面中，點擊“繪圖”工具欄右側的三角箭頭(工具欄選項)，依次指向“添加或刪除按鈕→繪圖”，然后選中“選中多個對象”，將它添加到“繪圖”工具欄中，點擊它，會打開“選擇多個對象”對話框。只要在對話框的對象列表中選中相應的那些對象就可以了。

　　這個按鈕的添加也可以這么做：點擊菜單命令“工具→自定義”，在打開的對話框中點擊“命令”選項卡，然后在“類別”中選“繪圖”，在“命令”欄中選擇“選中多個對象”，將它拖至工具欄的任意位置。

　　● PPT其他對象也用格式刷

　　我們常常用格式刷來復制文本或段落的格式，其實它可以應用于PPT制作的方方面面。

　　在PowerPoint中，想制作出具有相同格式的文本框(比如相同的填充效果、線條色、文字字體、陰影設置等)，可以在設置好其中一個以后，選中它，點擊“常用”工具欄中的“格式刷”工具，然后單擊其它的文本框。如果有多個文本框，只要雙擊“格式刷”工具，再連續(xù)“刷”多個對象。完成操作后，再次單擊“格式刷”就可以了。

　　不光文本框，其他如自選圖形、圖片、藝術字或剪貼畫也可以使用格式刷來刷出完全相同的格式。以上這些你用過嗎?趕快試試吧!

　　● 臨時給PPT演講做補充標記

　　利用PowerPoint放映幻燈片時，有時在演講時才發(fā)現(xiàn)當初在制作的時候，沒有標記某頁的關鍵內(nèi)容。怎么辦?

　　為了讓效果更直觀，有時我們需要現(xiàn)場在幻燈片上做些標記。在打開的演示文稿中單擊鼠標右鍵，然后依次選擇“指針選項→圓珠筆(氈尖筆或熒光筆)”即可，這樣就可以調(diào)出畫筆在幻燈片上寫寫畫畫了。用完后，按Esc鍵便可退出。

　　● 打印不連續(xù)的單元格(區(qū)域)

　　有時候我們需要將Excel中不連續(xù)的單元格內(nèi)容打印出來，這時可以根據(jù)情況采用如下兩種方法之一。

　　如果僅僅需要將一些不連續(xù)的單元格(區(qū)域)中的內(nèi)容打印出來，那么在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標左鍵單擊需要打印的單元格(區(qū)域)，選中多個不連續(xù)的單元格(區(qū)域，如A2.B2:C8.D10……)，然后選擇“文件→打印”，打開“打印內(nèi)容”對話框，選中“打印內(nèi)容”下面的“選定區(qū)域”選項，按下“確定”按鈕就行了。此時，系統(tǒng)將選中的每一個不連續(xù)單元格(區(qū)域)分開，打印在不同頁面上(即A2打印在一張紙上，B2:C8打印在另一張紙上……)。

　　如果需要經(jīng)常打印固定的不連續(xù)行、列，可以在上述隱藏設置完成后，執(zhí)行“視圖→視面管理器”，打開“視面管理器”對話框，按其中的“添加”按鈕，在隨后彈出的“添加視圖”對話框“名稱”后面的方框中輸入一個名稱(如“打印”等)，確定退出。以后需要打印時，再打開“視面管理器”對話框，選中“打印”視圖項，按“顯示”按鈕，即可顯示出設置好的打印頁面，執(zhí)行打印操作就可以了。

　　● 巧用鍵盤鋪助快速定位排版

　　在PPT設計中，有時候用鼠標定位對象不太準確，也不好把握分寸。這時，按住Shift鍵的同時用鼠標水平或豎直移動對象，可以基本接近于直線平移。在按住Ctrl鍵的同時用方向鍵來移動對象，可以精確到像素點的級別。

　　電腦word辦公實用技巧

　　讓Word認識WPS2000/WPS Office文件 目前PC機上最為流行的字處理軟件除了Word外，還有我國金山公司的WPS2000和WPS Office，筆者發(fā)現(xiàn)在WPS2000/Office中不需要安裝任何轉換器，就可以直接讀取由Word97/2000/XP產(chǎn)生的文檔。但是，在Word97/2000/XP中卻無法讀取WPS Office文檔!其實，以前我們曾記得在Office2000安裝光盤上有一個WPS2WORD.EXE的程序，利用它就可以使Word讀取WPS2000文件。但是經(jīng)筆者試驗，發(fā)現(xiàn)安裝此轉換器無法使Word讀取WPS Office文件。筆者在金山公司的網(wǎng)站上發(fā)現(xiàn)他們已經(jīng)推出了WPS Office的轉換器，我們可以從http://www.wps.com.cn/download/patch/wps2word.exe上下載。雙擊它會彈出如圖1所示的界面，點下“確定”鈕，該程序會自動地判斷出你有沒有安裝過轉換器，并會自動為你安裝。以后打開Word后，在“打開”對話框中的“文件類型”框中選擇“WPS文件(*.wps)”列表項，選擇需要編輯的WPS文件，點擊“打開”后即可直接打開WPS Office文件了，當然也能夠讀取WPS97/2000文件了。

　　在Word中批量轉換文檔 手頭上有許多Word生成的DOC文件，想都轉化成TXT文件去投稿，而苦于往返于“打開/另存為”之間。其實，在Word中是能夠批量轉換文檔的。只要我們試著單擊“文件”→“建立新文件”命令，打開“新建”文件對話框(注意不能單擊快捷欄上的“新建”圖標或直接按“Ctrl+N”快捷鍵，這樣Word會使用其默認模板建立一個新文件，而不會打開“新建”文件對話框)，點擊“其它文檔”標簽，并雙擊其中的“轉換向導”項目(但如果你的機器中沒有安裝此模板，系統(tǒng)會自動啟動Office2000或XP的安裝程序，并會提示你插入Office2000光盤)，再順著向導一步一步操作。利用該向導既可以將Word2000/XP中所有支持的文件格式批量轉換成Word2000/XP格式，也可以將Word2000/XP格式批量轉換至Word2000/XP中所有支持的文件格式，包括RTF文件、WEB頁文件、WPS文件、Lotus 1-2-3、Microsoft工作表、Outlook工作薄等，相信這個強大的功能會給你帶來很大的方便。

　　快速還原圖片文件 利用Word可以非常方便地制作出圖文并茂的作品，但是有時往往出于特殊需要(如出版、發(fā)行等)，要求把其中內(nèi)嵌的圖片還原出來。這時我們固然可以使用Word2000打開該文件，然后選中相應圖像后復制，再啟動畫圖程序進行粘貼，最后再存盤。這對于僅含有一個兩上圖片的文件尚可，如果你的文檔中已經(jīng)內(nèi)置了圖片文件而且比較多，那么一個一個地拷貝、粘貼則相對來說比較麻煩。其實，只要我們單擊“文件”→“另存為Web頁”命令，Word就會自動地把其中內(nèi)置的圖片以“image001.jpg”、“image002.jpg”、“image003.jpg”、“image004.jpg”等文件存放在以另存后的WEB頁為文件名加上“.files”的文件夾下(與在IE中保存的網(wǎng)頁一樣)，非常方便。

　　給Word文件減肥 現(xiàn)在PC機上是Microsoft Windows的天下，軟件也越做越大，連一些文字資料的文件也不例外。如我們在Word中打一點兒字，動不動就幾十k字節(jié)，文件一多，給我們交流、使用都帶來了不便(尤其是上網(wǎng)發(fā)附件)。其實，只要我們使用“文件”菜單下的“另存為”命令，Word則會重新將信息進行整理存盤，這樣會使得文件的容量大大減少。如果你嫌每次都要“另存為”太麻煩的話，可以打開Word，單擊“工具”菜單中的“選項”命令，再單擊“保存”選項卡，在設置窗口中取消選擇“快速保存”選項，以后Word就會在每次保存文件時自動進行信息整理并存盤，實現(xiàn)“減肥”操作“一勞永逸”。另外，如果我們使用了Word的嵌入字體技術，則在選中“嵌入TrueType字體”后，還應選中“只嵌入所用字符”復選框，否則Word會把所用到的TrueType字體一同“打包”，使得文件增大。

　　一次保存多個文件 在WPS2000/Office中有一個“保存所有文件”命令，這個命令非常有用，只要執(zhí)行該命令，即相當于將所有的文件進行存盤操作，免去了一個文件窗口一個文件窗口切換、存盤之苦。其實，我們也可以在Word中一次保存多個文件：只要在要保存文件時按下Shift鍵就可以發(fā)現(xiàn)，原來的“保存”命令已經(jīng)變成了“全部保存”命令了，此時單擊這個命令相當于WPS2000中的“保存所有文件”命令，即一次性將所有打開的文件進行存盤。

　　合并Word文件 我們在使用Word制作文檔時，經(jīng)常要與別人合作，一般情況下，我們都是把別人的文件拷貝過來打印，這雖然方便，但是不利于文件的管理。試著單擊“插入”菜單下的“文件”命令，在彈出的窗口中選擇“Word文件”，再找到同事的文件，點擊“插入”鈕。怎么樣?同事的文件是不是已經(jīng)歷歷在目了，而且圖片、表格、字體、字號、格式都絲毫沒有任何變化!

　　更改文件默認存盤格式 在Word默認情況下，我們都將文件存為Word的DOC格式，但是有時候我們出于特殊的需要，如投稿時需要TXT格式、多媒體軟件中需要RTF格式等。把Word文檔存為其余的格式固然很方便，只要單擊“文件”→“另存為”命令，然后在保存對話框中選擇欲保存的類型再點擊“保存”鈕就行了。但是，每次這樣做未免有些麻煩。其實，只要我們單擊“工具”→“選項”，打開設置窗口，點擊“保存”標簽，在“將Word文件保存為”下拉框中的“Word文件(*.doc)”改為自己想要的格式，以后每次存盤時，Word就會自動將文件存為你所預先設定的格式了。

　　8修復文件 遇到過突然停電而自己的文件沒有保存、文件找到卻無法打開的情況嗎?那時候的你一定比失戀更痛苦!其實，在Word中設計了一個修復程序，只不過它比較隱蔽，你沒有注意罷了，巧妙地使用它說不定還能夠把你的工作成果給恢復過來呢。請點擊“文件”→“打開”，在打開文件對話框中的文件類型下拉框中選擇“從任意文件中恢復文本”項(請將鼠標向下拖動，否則無法看到這個項目)，再點擊原先打不開的文件，耐心等待一會兒凡是能夠被恢復的文本都會出現(xiàn)在Word窗口中，這時候就麻煩你按一下存盤圖標吧!

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