電腦word辦公有什么實(shí)用技巧

電腦word辦公有什么實(shí)用技巧

　　現(xiàn)在是講效率的年代,使用Word來(lái)進(jìn)行平時(shí)的辦公處理也是一樣，那么電腦word辦公有什么實(shí)用技巧呢?學(xué)習(xí)啦小編分享了電腦word辦公實(shí)用技巧，希望對(duì)大家有所幫助。

　　電腦word辦公實(shí)用技巧

　　讓W(xué)ord認(rèn)識(shí)WPS2000/WPS Office文件 目前PC機(jī)上最為流行的字處理軟件除了Word外，還有我國(guó)金山公司的WPS2000和WPS Office，筆者發(fā)現(xiàn)在WPS2000/Office中不需要安裝任何轉(zhuǎn)換器，就可以直接讀取由Word97/2000/XP產(chǎn)生的文檔。但是，在Word97/2000/XP中卻無(wú)法讀取WPS Office文檔!其實(shí)，以前我們?cè)浀迷贠ffice2000安裝光盤(pán)上有一個(gè)WPS2WORD.EXE的程序，利用它就可以使Word讀取WPS2000文件。但是經(jīng)筆者試驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)安裝此轉(zhuǎn)換器無(wú)法使Word讀取WPS Office文件。筆者在金山公司的網(wǎng)站上發(fā)現(xiàn)他們已經(jīng)推出了WPS Office的轉(zhuǎn)換器，我們可以從http://www.wps.com.cn/download/patch/wps2word.exe上下載。雙擊它會(huì)彈出如圖1所示的界面，點(diǎn)下“確定”鈕，該程序會(huì)自動(dòng)地判斷出你有沒(méi)有安裝過(guò)轉(zhuǎn)換器，并會(huì)自動(dòng)為你安裝。以后打開(kāi)Word后，在“打開(kāi)”對(duì)話框中的“文件類(lèi)型”框中選擇“WPS文件(*.wps)”列表項(xiàng)，選擇需要編輯的WPS文件，點(diǎn)擊“打開(kāi)”后即可直接打開(kāi)WPS Office文件了，當(dāng)然也能夠讀取WPS97/2000文件了。

　　在Word中批量轉(zhuǎn)換文檔 手頭上有許多Word生成的DOC文件，想都轉(zhuǎn)化成TXT文件去投稿，而苦于往返于“打開(kāi)/另存為”之間。其實(shí)，在Word中是能夠批量轉(zhuǎn)換文檔的。只要我們?cè)囍鴨螕?ldquo;文件”→“建立新文件”命令，打開(kāi)“新建”文件對(duì)話框(注意不能單擊快捷欄上的“新建”圖標(biāo)或直接按“Ctrl+N”快捷鍵，這樣Word會(huì)使用其默認(rèn)模板建立一個(gè)新文件，而不會(huì)打開(kāi)“新建”文件對(duì)話框)，點(diǎn)擊“其它文檔”標(biāo)簽，并雙擊其中的“轉(zhuǎn)換向?qū)?rdquo;項(xiàng)目(但如果你的機(jī)器中沒(méi)有安裝此模板，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)啟動(dòng)Office2000或XP的安裝程序，并會(huì)提示你插入Office2000光盤(pán))，再順著向?qū)б徊揭徊讲僮鳌＠迷撓驅(qū)Ъ瓤梢詫ord2000/XP中所有支持的文件格式批量轉(zhuǎn)換成Word2000/XP格式，也可以將Word2000/XP格式批量轉(zhuǎn)換至Word2000/XP中所有支持的文件格式，包括RTF文件、WEB頁(yè)文件、WPS文件、Lotus 1-2-3、Microsoft工作表、Outlook工作薄等，相信這個(gè)強(qiáng)大的功能會(huì)給你帶來(lái)很大的方便。

　　快速還原圖片文件 利用Word可以非常方便地制作出圖文并茂的作品，但是有時(shí)往往出于特殊需要(如出版、發(fā)行等)，要求把其中內(nèi)嵌的圖片還原出來(lái)。這時(shí)我們固然可以使用Word2000打開(kāi)該文件，然后選中相應(yīng)圖像后復(fù)制，再啟動(dòng)畫(huà)圖程序進(jìn)行粘貼，最后再存盤(pán)。這對(duì)于僅含有一個(gè)兩上圖片的文件尚可，如果你的文檔中已經(jīng)內(nèi)置了圖片文件而且比較多，那么一個(gè)一個(gè)地拷貝、粘貼則相對(duì)來(lái)說(shuō)比較麻煩。其實(shí)，只要我們單擊“文件”→“另存為Web頁(yè)”命令，Word就會(huì)自動(dòng)地把其中內(nèi)置的圖片以“image001.jpg”、“image002.jpg”、“image003.jpg”、“image004.jpg”等文件存放在以另存后的WEB頁(yè)為文件名加上“.files”的文件夾下(與在IE中保存的網(wǎng)頁(yè)一樣)，非常方便。

　　給Word文件減肥 現(xiàn)在PC機(jī)上是Microsoft Windows的天下，軟件也越做越大，連一些文字資料的文件也不例外。如我們?cè)赪ord中打一點(diǎn)兒字，動(dòng)不動(dòng)就幾十k字節(jié)，文件一多，給我們交流、使用都帶來(lái)了不便(尤其是上網(wǎng)發(fā)附件)。其實(shí)，只要我們使用“文件”菜單下的“另存為”命令，Word則會(huì)重新將信息進(jìn)行整理存盤(pán)，這樣會(huì)使得文件的容量大大減少。如果你嫌每次都要“另存為”太麻煩的話，可以打開(kāi)Word，單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，再單擊“保存”選項(xiàng)卡，在設(shè)置窗口中取消選擇“快速保存”選項(xiàng)，以后Word就會(huì)在每次保存文件時(shí)自動(dòng)進(jìn)行信息整理并存盤(pán)，實(shí)現(xiàn)“減肥”操作“一勞永逸”。另外，如果我們使用了Word的嵌入字體技術(shù)，則在選中“嵌入TrueType字體”后，還應(yīng)選中“只嵌入所用字符”復(fù)選框，否則Word會(huì)把所用到的TrueType字體一同“打包”，使得文件增大。

　　一次保存多個(gè)文件 在WPS2000/Office中有一個(gè)“保存所有文件”命令，這個(gè)命令非常有用，只要執(zhí)行該命令，即相當(dāng)于將所有的文件進(jìn)行存盤(pán)操作，免去了一個(gè)文件窗口一個(gè)文件窗口切換、存盤(pán)之苦。其實(shí)，我們也可以在Word中一次保存多個(gè)文件：只要在要保存文件時(shí)按下Shift鍵就可以發(fā)現(xiàn)，原來(lái)的“保存”命令已經(jīng)變成了“全部保存”命令了，此時(shí)單擊這個(gè)命令相當(dāng)于WPS2000中的“保存所有文件”命令，即一次性將所有打開(kāi)的文件進(jìn)行存盤(pán)。

　　合并Word文件 我們?cè)谑褂肳ord制作文檔時(shí)，經(jīng)常要與別人合作，一般情況下，我們都是把別人的文件拷貝過(guò)來(lái)打印，這雖然方便，但是不利于文件的管理。試著單擊“插入”菜單下的“文件”命令，在彈出的窗口中選擇“Word文件”，再找到同事的文件，點(diǎn)擊“插入”鈕。怎么樣?同事的文件是不是已經(jīng)歷歷在目了，而且圖片、表格、字體、字號(hào)、格式都絲毫沒(méi)有任何變化!

　　更改文件默認(rèn)存盤(pán)格式 在Word默認(rèn)情況下，我們都將文件存為Word的DOC格式，但是有時(shí)候我們出于特殊的需要，如投稿時(shí)需要TXT格式、多媒體軟件中需要RTF格式等。把Word文檔存為其余的格式固然很方便，只要單擊“文件”→“另存為”命令，然后在保存對(duì)話框中選擇欲保存的類(lèi)型再點(diǎn)擊“保存”鈕就行了。但是，每次這樣做未免有些麻煩。其實(shí)，只要我們單擊“工具”→“選項(xiàng)”，打開(kāi)設(shè)置窗口，點(diǎn)擊“保存”標(biāo)簽，在“將Word文件保存為”下拉框中的“Word文件(*.doc)”改為自己想要的格式，以后每次存盤(pán)時(shí)，Word就會(huì)自動(dòng)將文件存為你所預(yù)先設(shè)定的格式了。

　　8修復(fù)文件 遇到過(guò)突然停電而自己的文件沒(méi)有保存、文件找到卻無(wú)法打開(kāi)的情況嗎?那時(shí)候的你一定比失戀更痛苦!其實(shí)，在Word中設(shè)計(jì)了一個(gè)修復(fù)程序，只不過(guò)它比較隱蔽，你沒(méi)有注意罷了，巧妙地使用它說(shuō)不定還能夠把你的工作成果給恢復(fù)過(guò)來(lái)呢。請(qǐng)點(diǎn)擊“文件”→“打開(kāi)”，在打開(kāi)文件對(duì)話框中的文件類(lèi)型下拉框中選擇“從任意文件中恢復(fù)文本”項(xiàng)(請(qǐng)將鼠標(biāo)向下拖動(dòng)，否則無(wú)法看到這個(gè)項(xiàng)目)，再點(diǎn)擊原先打不開(kāi)的文件，耐心等待一會(huì)兒凡是能夠被恢復(fù)的文本都會(huì)出現(xiàn)在Word窗口中，這時(shí)候就麻煩你按一下存盤(pán)圖標(biāo)吧!

　　知識(shí)拓展：辦公室電腦常用技巧

　　輸入法的常用技巧

　　辦公室然人員少不了的就是需要打字，打字少不了的就是選擇輸入法，輸入法有很多，有英文，中文，我們使用中文還會(huì)有很多五筆、搜狗等等，我們可以設(shè)置成搜狗，使用搜狗會(huì)更加方便一些。

　　對(duì)于U的用法，我們很多時(shí)候只知道偏胖但是不知道拼音，這時(shí)候我們就可能會(huì)比較煩惱了，不應(yīng)該怎么辦。我們可以先輸入U(xiǎn)之后輸入'之后再輸入偏旁和字，之后我們就會(huì)發(fā)現(xiàn)我們不認(rèn)識(shí)的字在下面了，而且還有拼音。

　　對(duì)于V的用法，我們可以使用V快速的輸入日期以及數(shù)字的大寫(xiě)。

　　繁體字以及簡(jiǎn)體字的切換，我么可以使用Ctrl+shift+F。

　　中英文標(biāo)點(diǎn)切換：Ctrl+。

　　Tab的應(yīng)用。栗子：li+Tab+mz=李

　　特殊符號(hào)Ctrl+Shift+Z的應(yīng)用

　　excel的使用技巧

　　分?jǐn)?shù)的輸入，我們?nèi)绻苯虞斎?/5，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)回車(chē)后自動(dòng)變成了1月5日。我們需要注意的就是先輸入0，之后在輸入空格，再輸入1/5。

　　有時(shí)候序列是001，但是我們?cè)趀xcel中輸入001會(huì)發(fā)現(xiàn)變成了，我們?cè)谳斎氲臅r(shí)候需要先輸入細(xì)問(wèn)單引號(hào)，之后再輸入001就好了。

　　日期的輸入，我們?cè)趀xcel中想輸入日期，如果是1月2日，我們直接輸入4/5回車(chē)就可以了。但是如果想輸入當(dāng)前的日期，我們只需要按一些ctrl+就可以了。

　　如果想在表格的單元格中填充同一數(shù)據(jù)，是不是您可能會(huì)都粘貼復(fù)制呢。教您一技巧，我們先選中一個(gè)單元格，之后按住ctrl鍵，然后用我們的鼠標(biāo)再去單機(jī)其他的單元格，這樣這些單元格就都選中了，在編輯區(qū)中輸入我們需要輸入的數(shù)據(jù)，然后按住ctrl鍵敲回車(chē)，這樣所有選用的單元格就填上同一數(shù)據(jù)了。