代理記賬檔案管理制度

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代理記賬檔案管理制度

　　近年來,我國代理記賬機構(gòu)的數(shù)量呈上升趨勢,代理記賬是一種誕生不久的會計解決方案,由于其服務(wù)價格低廉和服務(wù)優(yōu)質(zhì),廣受企業(yè)單位負責人的歡迎。接下來請欣賞學(xué)習(xí)啦小編給大家網(wǎng)絡(luò)收集整理的代理記賬檔案管理制度。

　　代理記賬檔案管理制度

　　一、簽訂《代理記賬委托協(xié)議書》委托人委托本公司進行代理記賬時，應(yīng)當在互相協(xié)商的基礎(chǔ)上，簽訂書面委托協(xié)議。委托協(xié)議除具有法律規(guī)定的基本條款外，還要包含以下內(nèi)容：1、委托人、受托人對會計資料合法、真實、準確、完整應(yīng)承擔的責任。2、會計憑證的傳遞程序和簽收手續(xù);3、編制和提供會計報表的要求;4、會計檔案的保管要求;5、委托人、受托人終止委托合同應(yīng)當辦理的會計交接事宜。

　　二、雙方的義務(wù)責任及權(quán)利(一)代理記帳委托人應(yīng)履行的義務(wù)1、對本單位發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，必須填制或者編制取得符合國家統(tǒng)一會計制度規(guī)定的原始憑證;2、應(yīng)當配備專業(yè)人員負責日常貨幣收支和保管;3、及時向本公司提供合法、真實、準確、完整的原始憑證和相關(guān)資料;4、對本公司退回的，要求按照國家統(tǒng)一會計制度規(guī)定進行更正、補充的原始憑證，應(yīng)當及時予以更正、補充;5、承擔《代理記帳委托協(xié)議》中約定的責任。(二)本公司應(yīng)履行的義務(wù)1、遵守會計法律和法規(guī)以及國家統(tǒng)一會計制度，依法履行職責;2、對在執(zhí)行業(yè)務(wù)中知悉的商業(yè)秘密，負有保密義務(wù);3、對委托人示意做出不當?shù)臅嬏幚恚峁┎粚嵉臅嬞Y料，以及其他不符合法律、法規(guī)規(guī)定的要求應(yīng)當拒絕;4、對委托人提出的有關(guān)會計處理原始問題負有解釋的責任;5、承擔《代理記帳委托協(xié)議》中約定的責任。

　　三、代理記帳的操作規(guī)范1、根據(jù)會計業(yè)務(wù)需要配備專業(yè)會計人員，非會計專業(yè)人員，不得從事代理記帳工作。2、代理記帳人員未得到客戶認可，公司必須根據(jù)客戶要求另行委派至用戶滿意為止。3、定期向客戶了解代理記帳人員工作情況，提出合理化建議，并加以改進。4、依法制止客戶示意作不當?shù)臅嬏幚砘蛱峁┎粚嵉臅嬞Y料，如阻止無效即向公司匯報或向主管財政部門匯報。5、代理業(yè)務(wù)形成的會計憑證、會計帳冊、財務(wù)會計報告等資料應(yīng)按約定的時間提交委托單位。6、承接代理記帳業(yè)務(wù)時，必須向客戶說明代理范圍、代理責任、雙方權(quán)利義務(wù)和收費標準，不得以個人名義承接業(yè)務(wù)或擅自收費。7、不得在委托單位或通過委托單位獲取代理收費以外的任何利益。8、代理記帳人員定期參加會計業(yè)務(wù)的培訓(xùn)。9、會計人員工作調(diào)動或者因故離職，必須將本人所經(jīng)管的會計工作全部移交給接替人員。沒有辦理交接手續(xù)的，不得調(diào)動或者離職。接替人員應(yīng)當認真接管移交工作，并繼續(xù)辦理移交的未了事項。

　　四、檔案管理制度1、對委托單位提供的原始憑證等會計資料負有保管的責任。處理完畢后，應(yīng)按規(guī)定及時返還委托單位，對代理業(yè)務(wù)形成的會計憑證、會計帳冊、財務(wù)會計報告等會計資料應(yīng)整理歸檔，以備需查時用。2、對每一客戶建立檔案，并由專人保管，內(nèi)容包括：用戶概況、代理記帳協(xié)議、原始憑證、會計憑證、會計帳冊、會計財務(wù)報表等交接驗收記錄。3、對不真實、不合法的原始憑證，不得歸檔。對弄虛作假、嚴重違法的原始憑證，在不歸檔的同時，應(yīng)當予以扣留，并及時向單位領(lǐng)導(dǎo)人報告，請求查明原因，追究當事人的責任。對記載不明確、不完整的原始憑證，予以退回，要求經(jīng)辦人員更正、補充。4、歸檔過程中如果發(fā)現(xiàn)對外送報的財務(wù)報告有錯誤，應(yīng)當及時辦理更正手續(xù)。除更正本單位留存的財務(wù)報告外，并應(yīng)同時通知接受財務(wù)報告的單位更正。錯誤較多的，應(yīng)當重新編報。5、每季度由監(jiān)督部檢查檔案管理工作并匯總至經(jīng)理辦公室。財務(wù)會計管理制度第一條、根據(jù)會計法、會計基礎(chǔ)工作規(guī)范和國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定，從事財務(wù)會計工作。

　　第二條、財務(wù)會計管理基本要求(一)會計從業(yè)人員從業(yè)資格要求：所有會計從業(yè)人員持有深圳會計證，并在本公司所屬財政局注冊、年檢和接受繼續(xù)教育培訓(xùn)管理。(二)會計機構(gòu)設(shè)置及崗位要求：(1)總審復(fù)核崗位(會計機構(gòu)負責人)1個，由會計師或注冊會計師擔任;(2)會計核算操作員崗位(收入、支出、債權(quán)債務(wù)崗位，工資核算、成本費用核算、財務(wù)成果核算崗位，資金、基金核算崗位，財產(chǎn)物資的收發(fā)、增減核算崗位，總帳崗位，稽核崗位，財務(wù)會計報告編制崗位，會計檔案管理崗位，出納崗位)若干個，由初級及以上會計從人員擔任;(3)客服崗位一崗多人，主要負責與客戶的聯(lián)系和咨詢工作。(三)會計核算基本要求：(1)會計年度自公歷1月1日起至12月31日止;(2)會計核算以人民幣為記賬本位幣;(3)采用借貸復(fù)式記賬法,會計科目和核算方法以《企業(yè)會計準則—應(yīng)用指南》為主;(4)原始憑證是記賬的依據(jù),財會人員必須認真審核各種原始憑證,要求一切原始憑證必須手續(xù)完備,合法,內(nèi)容真實,數(shù)字正確,日期和印章齊全,大,小寫相符等,不得有白條報賬,不得有涂改.一切原始憑證經(jīng)審核無誤后,才能填制記賬憑證,據(jù)以記賬;(5)財會人員應(yīng)對一切原始憑證記賬負責,賬簿的記載不得挖補,涂改或用褪色藥水消除字跡,記賬應(yīng)使用鋼筆,不準用鉛筆或圓珠筆,發(fā)生錯誤應(yīng)根據(jù)性質(zhì),采用劃線更正或紅線更正.憑證,賬冊應(yīng)根據(jù)專人列冊登記,妥善保管,不得丟失.有關(guān)會計報表,賬冊,會計憑證保存年限按規(guī)定辦理，使用財務(wù)軟件電腦記帳的應(yīng)將所用財務(wù)軟件版本及模塊內(nèi)容報稅務(wù)主管機關(guān)備案。

　　第三條、貨幣資金管理要求(1)嚴格按照國家有關(guān)現(xiàn)金管理制度的規(guī)定,除抵補現(xiàn)金庫存外,不得將業(yè)務(wù)收入坐支留用,嚴格分清收支兩條線;(2)做好庫存現(xiàn)金的保管工作,有關(guān)證券和現(xiàn)金必須放在保險箱內(nèi),確保安全.對指定使用備用金的人員必須進行定期檢查,核對,做好備用金的管理,庫存現(xiàn)金不得超過銀行規(guī)定的限額。①建立健全現(xiàn)金賬目,做到日清月結(jié),錢賬相符,杜絕白條抵庫或賬外現(xiàn)金;②對超過現(xiàn)金收付限額以上的收付款項,必須通過銀行結(jié)算。(3)不得對外開具空頭或與銀行預(yù)留印鑒不符的支票。

　　第四條、往來賬目管理要求。做好結(jié)賬收付款的工作是保證管理正常運轉(zhuǎn)的重要環(huán)節(jié)。財務(wù)人員要及時結(jié)賬收款,摧收應(yīng)收賬款。過月未收的賬款,要上門催收，對月終尚未清理的債權(quán)債務(wù),應(yīng)查明原因,列出清冊.財會人員不能解決的事項應(yīng)及時上報領(lǐng)導(dǎo)。

　　第五條、會計報表的管理會計報表是經(jīng)營收支執(zhí)行情況的重要組成部分,其書寫報告是領(lǐng)導(dǎo)和上級主管部門了解管理部經(jīng)濟狀況和領(lǐng)導(dǎo)工作的重要信息資料,也是編制下半年收支計劃的重要依據(jù).所以,要保證報表的數(shù)據(jù)準確,內(nèi)容完整,報送及時,手續(xù)完備.對年度結(jié)算報表,應(yīng)附有分析收支計劃執(zhí)行情況的說明.

　　第六條、財會人員的崗位職責1.總審復(fù)核崗位(會計機構(gòu)負責人)(1)向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人負責,組織公司的財會管理工作,當好企業(yè)負責人的經(jīng)營管理參謀;(2)每月,每季審核各種會計報表和統(tǒng)計報表,寫出財務(wù)會計分析報表,送企業(yè)法人審閱;(3)檢查,監(jiān)督管理各項費用的及時收繳,保證企業(yè)資金的正常運轉(zhuǎn);(4)審核會計核算操作員崗位填制的會計憑證的正確和完整;(5)根據(jù)行業(yè)的具體特點,依據(jù)財會管理有關(guān)法規(guī),政策,文件,制定財會管理具體制度和操作程序;(6) 組織擬定各項費用標準的預(yù)算方案,送企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審核,修定;(7) 研究熟悉和實施相關(guān)的工商,財會及稅務(wù),物價等管理制度,運用法律,行政處分和經(jīng)濟手段保護公司的合法權(quán)益.2.主管會計(會計核算操作員)(1)向部門經(jīng)理負責,具體組織好本部門的日常管理工作;(2)每日做好各種會計憑證和賬務(wù)處理工作;(3)每月,每季按時做好各種會計報表,定期公布費用收繳及使用情況;(4)負責檢查,審核各下屬的收支賬目,向公司領(lǐng)導(dǎo)及時匯報工作情況;(5)檢查銀行,庫存現(xiàn)金和資產(chǎn)賬目,做到賬賬相符,賬實相符;(6)按照行業(yè)特點和需要,分類記賬;完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的財會工作。3.出納(1)遵守公司員工守則和財務(wù)管理制度;(2)管理好公司的現(xiàn)金收付,銀行存款的存取,保管現(xiàn)金,有價證券,銀行支票等;(3)及時追收企業(yè)各種應(yīng)收款項,保護公司利益不受損失;(4)編制有關(guān)現(xiàn)金收付記賬憑證,現(xiàn)金日記賬,銀行日記賬的工作;(5)及時辦理各項轉(zhuǎn)賬,現(xiàn)金支票,按月將銀行存款余額與銀行對賬單核對相符,并交會計作賬。

　　第七條、本制度從200 年月日起執(zhí)行。

　　代理記賬推行的措施

　　1.繼續(xù)宣傳代理記賬的重要意義和作用。新修訂的《會計法》目前正處于推廣宣傳階段，我們應(yīng)當借《會計法》宣傳的東風，大力宣傳代理記賬的積極意義和重要作用，進一步突出代理記賬的法律地位，增強人們，特別是一些規(guī)模較小的經(jīng)濟組織及個體工商戶對代理記賬的認識，努力開創(chuàng)代理記賬新局面。

　　2.采取針對性措施，積極推動代理記賬的實施。關(guān)于代理記賬的推動及實施，我們認為除了有關(guān)部門單位大力宣傳以外，應(yīng)當由稅務(wù)部門牽頭推動其實施。一是稅務(wù)部門同規(guī)模較小的單位組織，特別是一些規(guī)模較小的經(jīng)營組織和個體工商戶聯(lián)系緊密，推廣工作力度大;二是稅務(wù)部門本身有這方面的經(jīng)驗，一方面，稅務(wù)部門在建制建賬上有著豐富的經(jīng)驗，另一方面，前幾年稅務(wù)部門曾進行過組織、督促小型經(jīng)濟組織及個體工商戶建制建賬工作，只是由于種種原因沒有堅持下來;再有就是現(xiàn)有的稅務(wù)師事務(wù)所可以馬上開展這項業(yè)務(wù)。當然，代理記賬僅僅靠稅務(wù)部門一家是不夠的，其他符合法律要求的中介組織和機構(gòu)，也應(yīng)當積極開展這方面的業(yè)務(wù)，為代理記賬創(chuàng)造必要的條件。

　　3.盡快明確在代理記賬過程中受托人的法律地位問題。我們認為，代理記賬本身只是一項單純的賬務(wù)處理工作，受托代理記賬人員既非委托人內(nèi)部會計人員，也不是財務(wù)會計報告的審計人員，因此，受托代理人不應(yīng)當同時履行會計監(jiān)督職能或?qū)徲嬄毮堋Ｋ麄兯茇撠煹闹皇菍υ紤{證進行形式上的審核，而非實質(zhì)上的審核，當然也不可能深入實地去進行賬實核對工作，否則，就有可能超出代

　　理記賬的范圍。那么，由于委托人提供原始會計資料而生成的有關(guān)財務(wù)會計報告及相關(guān)資料出現(xiàn)虛假或不實，自然就應(yīng)當由委托人承擔相關(guān)責任，包括法律責任。當然，如果這種虛假或不實是由于受托人的過失所造成，那么，他不僅要承擔相關(guān)責任，而且還要負責賠償因此而給受托人造成的損失。

　　專業(yè)人員為企業(yè)服務(wù)的過程中，會幫助企業(yè)用足用好稅收政策，避免因信息不暢，精力所限理解不準確，而多交錯交稅費，給企業(yè)造成不必要的經(jīng)濟負擔。同時，本公司提供的稅務(wù)咨詢稅務(wù)籌劃等業(yè)務(wù)使企業(yè)達到合理稅負的目的。本公司專業(yè)人員可以根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營情況，提出管理建議及財務(wù)監(jiān)控措施，最大限度地避免企業(yè)因管理不善而造成經(jīng)營效益受損，達到效益最大的目的。