什么是受控文件受控文件的使用
什么是受控文件受控文件的使用
受控文件指按照發(fā)放范圍登記、分發(fā)或獨立存檔管控，并能保證收回的文件。它主要是由文控中心和認(rèn)證辦共同管控。以下是由學(xué)習(xí)啦小編整理關(guān)于什么是受控文件的內(nèi)容，希望大家喜歡!
受控文件的簡介
這是一種標(biāo)準(zhǔn)性、責(zé)任制的文件，必要修改時需要進(jìn)行申請，并登記ECN文件，審核批準(zhǔn)，同時ECN也必須受控。文件封面一般加蓋受控圖章。受控文件是“非受控文件”的對稱，凡是能夠產(chǎn)生多個修改狀態(tài)或多個版本的文件都是受控文件，也就是說凡是存在修改和換版的文件就是受控文件。受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本。受控文件可以復(fù)制閱讀參考，但復(fù)制的文件不生效。許多公司還將受控文件拍成照片，上傳到內(nèi)部局域網(wǎng)，以供有需要或爭議時直接在網(wǎng)絡(luò)上查看，這樣可以避免原件的丟失和損壞。一般來說這些文件是長期使用并始終處于修改和換版狀態(tài)的文件，如：成本手冊、程序文件、各種規(guī)章制度、定額、標(biāo)準(zhǔn)成本、預(yù)算等。 受控文件作廢時，應(yīng)從所有使用場合及時收回，以防止其誤用。
受控文件，之所以需要“受控”，是因為其重要性，標(biāo)準(zhǔn)性和責(zé)任性。所以，需要制定相關(guān)的管理制度，并由文控部門進(jìn)行管控監(jiān)督，防止被非正規(guī)修改，或?qū)ξ募恢匾?、隨意損壞或丟失。正是因為其具有標(biāo)準(zhǔn)性，所以如有修改版或新版本分發(fā)出去，需要回收舊的文件，以防止誤用。這也是受控文件與其他文件的最大區(qū)別。因此，復(fù)印版的受控文件是不生效的，只能用于了解參考，不作為標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)任的依據(jù)。
受控文件的使用
受控文件或資料丟失后，一般要重新填寫《文件備案發(fā)放申請表》，并寫明原因，報有關(guān)部門審批備案。文控中心在補發(fā)文件時，在《文件備案發(fā)放申請表》上取消遺失文件的受控號，編新的受控號，并通知相關(guān)部門，聲明作廢，防止誤用。
一般情況下，受控文件是不可以帶出工作場所(或規(guī)定的場所)的。并且，所有的受控文件應(yīng)該妥善保存。將受控文件丟失，就是違反了你們公司的規(guī)章制度，應(yīng)該按內(nèi)部相關(guān)制度對你進(jìn)行處罰。至于處罰標(biāo)準(zhǔn)，由公司相關(guān)管理制度而定。
對于重要的文件當(dāng)然要有備份了，比如說正本放在檔案室里，一旦副本丟失可以馬上補回來。如果文件有保密性質(zhì)，那每次使用只能是其中一部分文件，另外要加強責(zé)任制，兩個人中必須有一個人對其負(fù)責(zé)或者每天用完必須交回。其實對于丟失，如果不是有人拿怎會丟呢?
受控文件指按照發(fā)放范圍計數(shù)分發(fā)并能保證收回的文件。受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本，可以復(fù)制參考閱讀，但復(fù)制版不生效，不可做為標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)任的依據(jù)。而且文件封面一般加蓋受控圖章。 跟蹤文件一般指各工序流程的卡、單、記錄等。
受控文件指受控制的文件，不能隨便毀壞、丟失、外流。跟蹤文件指按照流程，需要全程記錄有關(guān)情況的文件。
受控文件就是按ISO9001標(biāo)準(zhǔn)4.2.3 (或GB/T19001及其它體系)要求予以控制的文件。它的起草、審核、發(fā)布、實施、登記都應(yīng)該規(guī)定執(zhí)行。當(dāng)需要修改時，應(yīng)按文件控制程序?qū)嵤?，一般須?jīng)過提出修改意見、討論修改、審核通過、發(fā)布、收回過期文件、登記文件一覽表等程序，而不得隨意修改。
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